Innovación: la clave del progreso mientras Lenovo expande su alcance global
El desafío
Lenovo es uno de los mayores y más conocidos fabricantes de hardware informático del mundo. Actualmente opera en 190 países e inevitablemente, para un líder mundial de este tamaño, está sujeto a una amplia variedad de normativas laborales, incluidas las complejidades y los riesgos asociados al procesamiento de nómina. Para Lenovo, una mala gestión de la nómina no sólo implica el descontento de los empleados y el incumplimiento de una normativa estricta, sino también la posibilidad de un grave riesgo para su reputación. Por ello, a medida que la empresa sigue expandiendo su presencia mundial, la gestión y mitigación de estos riesgos es una prioridad importante.
Maxine Gardner fue nombrada Global Payroll Director de Lenovo en 2014, con el objetivo de garantizar que el modelo global de nómina de la empresa fuera el mejor de su clase.
Cuando me hice cargo de la nómina, la precisión global rondaba el 60 % y, en algunos países, llegaba al 35 %. Ninguna de las dos cifras era aceptable", dice Maxine.
Maxine Gardner
También preocupaba la puntualidad del procesamiento de la nómina, que en aquel momento tardaba entre 15 y 21 días, desde la fecha de cierre hasta la fecha de pago.
"Una de las cosas más importantes que hacemos como empresa es pagar a todos los empleados con exactitud y puntualidad", afirma Maxine. "No se trata sólo de cumplir una obligación legal, sino de respetar a nuestros empleados y permitirles cumplir sus compromisos financieros: pagar hipotecas y alquileres, y mantener a sus familias. El lema de nuestro equipo es 'pagamos sueños', y nos lo tomamos en serio".
Pero con la nómina interconectada con tantas otras funciones empresariales, el impacto había sido generalizado.
"Los datos de la nómina llegan a otros departamentos, y eso implica plazos y responsabilidades internas", señala Maxine. "Si enviamos datos inexactos al resto de la organización, se producen problemas a los que tenemos que dedicar tiempo y esfuerzo para solucionarlos. Afecta a la eficiencia de toda la empresa".
El análisis de la situación permitió establecer objetivos claros. "Queríamos crear una operación de nómina realmente eficaz y flexible que nos permitiera articular cuando el negocio lo requiriera, como establecer rápidamente una infraestructura de nómina en un nuevo país, por ejemplo", dice Maxine. "Queríamos que la automatización nos ayudara a depender menos de la intervención humana y, en última instancia, alcanzar un estado de cero defectos. Esto también liberaría a los miembros del equipo para que se centraran en iniciativas más estratégicas".
La solución
En 2018, Maxine y su equipo se embarcaron en la transformación del modelo y los procesos de nómina global de Lenovo, aprovechando tanto la experiencia interna como el apoyo externo. Esto supuso gestionar la nómina internamente para los países con plantas de fabricación existentes y los recursos necesarios para manejar estructuras de nómina compleja, incluidos los cálculos de pago por hora. Para el resto de los países, Maxine optó por un modelo tercerizado. Tras una exhaustiva evaluación de proveedores, Lenovo amplió su colaboración con TMF Group para ofrecer un servicio de nómina consolidado.
TMF Group llevaba trabajando con Lenovo desde 2011, y en 2016 daba soporte a la nómina en 14 países de Asia-Pacífico y América Latina. Al inicio del proceso de transformación, alrededor de 2.300 empleados globales de Lenovo cobraban su salario a través del sistema de nómina de TMF Group.
"TMF Group demostró ser el socio que necesitábamos para estandarizar nuestros servicios tercerizados de nómina a nivel mundial. Cuenta con un excelente plan tecnológico, capacidad de entrega en casi todos los lugares y los procesos necesarios para pagar la nómina a tiempo. Confiamos plenamente en su capacidad de entrega", afirma Maxine.
La avanzada plataforma tecnológica de TMF Group es la base del servicio de nómina estandarizado y totalmente gestionado de Lenovo, y está totalmente integrada con Workday, el sistema HRIS de Lenovo.
La integración ha contribuido a agilizar la actividad del equipo de Maxine y de los empleados de Lenovo. Por ejemplo, en los países con más de 50 empleados, la nómina se importa a Workday para que los empleados reciban sus recibos y la documentación fiscal en un solo lugar.
El sistema también ofrece a Lenovo un mayor nivel de seguridad en torno al intercambio de datos. "Hacemos un seguimiento de los datos y documentos de nómina que se han intercambiado entre TMF Group, Lenovo y los empleados", explica Maxine. "La privacidad de los datos es una cuestión global y nuestros equipos de seguridad y privacidad se sienten más seguros con el sistema de TMF Group implementado".
Y lo que es más importante, TMF Group también pudo apoyar el crecimiento internacional de Lenovo. "No podemos tener un rendimiento superior en un lugar y ser incapaces de mantener el control en otros. Necesitamos cumplir todas las normas locales pertinentes y ofrecer una gran experiencia a nuestros empleados en todos los lugares en los que operamos", afirma Maxine. "TMF Group era la solución perfecta".
En la actualidad, TMF Group procesa la nómina de 11.300 empleados de Lenovo en 55 países y, siempre que Lenovo lo requiere, pone a su disposición expertos que dominan los idiomas locales y que tienen experiencia en los problemas y las normativas locales en materia de nómina.
En los últimos diez años, Lenovo también ha seguido expandiéndose mediante adquisiciones. TMF Group ha desempeñado un papel importante a la hora de superar las complejidades que ello implica, especialmente cuando ha sido necesaria una integración transfronteriza o multijurisdiccional.
"Todos conocemos las historias de integraciones de sistemas y estandarización de procesos entre empresas recién afiliadas que frenan el éxito de las adquisiciones, y yo estaba decidida a que la nómina no fueran un obstáculo semejante", afirma Maxine.
Los expertos de TMF Group nos han ayudado a configurar la nómina de nuestras entidades tras la operación de forma rápida y eficaz. Se adaptan a las necesidades de Lenovo. Cuando descubro que hemos adquirido una nueva empresa y necesitamos que su personal cobre en unos meses, sé que podemos hacerlo con TMF Group.
"TMF Group se ha convertido en algo más que un proveedor de nómina para nosotros; son un verdadero socio empresarial", continúa Maxine. "El Account Director y el Client Service Director son como extensiones de nuestro equipo. Mantenemos conversaciones estratégicas periódicas en las que no sólo hablamos de nómina, sino también de nuestros planes de expansión, posibles mejoras operativas y estrategia empresarial general. Tener acceso a su experiencia y conocimientos globales nos permite tomar decisiones más informadas y lidiar con las complejidades de la nómina internacional con confianza. De cara al futuro, confiamos en que esta sólida colaboración siga siendo un motor clave de nuestro crecimiento y éxito internacionales".
Los resultados
Mediante la subcontratación de los servicios de nómina esenciales, Lenovo obtuvo los siguientes resultados:
- La puntualidad de la nómina se ha reducido de 12 a 15 días, lo que supone un ahorro aproximado de 175 días de procesamiento de nómina al año.
- La precisión de la nómina es ahora del 99,9 %.
- TMF Group procesa ahora la nómina de unos 11.300 empleados de Lenovo en 55 países.
A medida que TMF Group continúe innovando en el área de la nómina, Maxine cree que seguirá mejorando la experiencia de los empleados de Lenovo. "Somos un departamento de nómina innovador y queremos seguir evolucionando", afirma Maxine. "Mientras TMF Group sigue mejorando su plataforma, estamos deseando ver qué podemos hacer juntos a continuación".
LENOVO es una marca registrada de Lenovo.
Acerca de Lenovo
Lenovo Group Limited es una multinacional tecnológica especializada en el diseño, fabricación y comercialización de electrónica de consumo, computadoras personales, software, soluciones empresariales y otros servicios relacionados. Clasificada en el puesto 217 de la lista Fortune Global 500 (a partir de 2024) y con sede tanto en Pekín como en Carolina del Norte, la empresa con ingresos de 62.000 mil millones de dólares emplea a 77.000 personas en todo el mundo, centradas en ofrecer "tecnología más inteligente para todos".
- Servicios prestados por TMF Group : Nómina y RR. HH.
- Jurisdicciones cubiertas : Alemania, Arabia Saudita, Australia, Azerbaiyán, Bélgica, Bulgaria, Chile, Colombia, Croacia, Dinamarca, Egipto, Eslovenia, España, Filipinas, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Hong Kong, Hungría, India, Indonesia, Irlanda, Israel, Italia, Kazajstán, Kenia, Lituania, Macao, Malasia, Marruecos, Países Bajos, Nueva Zelanda, Nigeria, Noruega, Pakistán, Perú, Filipinas, Polonia, Portugal, Rumanía, Rusia, Arabia Saudí, Serbia, Singapur, Eslovenia, Sudáfrica, España, Suecia, Suiza, Taiwán, Tailandia, Turquía, Ucrania, Emiratos Árabes Unidos, Reino Unido, Venezuela, Vietnam
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