Short News August 4, 2023
Italy
Change of the start of working
Non-EU nationals with an EU Blue Card and assignees (intra-Company transferees) can already start to work after entering Italy based on their work visa. They do not have to wait for signing the contract to stay first. Before a foreigner would first have to visit the competent immigration office of the area the foreigner will live and sign there a contract of stay. Thereafter, the foreigner would be allowed to start work.
For the visit to the immigration office, an appointment needs to be arranged. As currently these appointments are only within 2 months instead of about 8-20 days available, the foreigner currently will not have to wait for this, but can immediately start to work after entering Italy.
Vietnam
Adjustments to the E-visa scheme as of 15 August 2023
An E-visa with a validity of 30 days with a single entry is available to nationals from about 80 countries. As of 15 August 2023, the amended law will come into force, based on this the 30 days will increase to 90 days. Also, the foreigner can enter Vietnam not just once but multiple times within the visa period under the new law. In addition, nationals from 25 countries are even exempted to have a visa for 45 days under the new law; before it was only 15 days.
The new rules will help any business traveller immensely to travel to Vietnam.
Estonia
Posted worker notifications now online
Based on the Posted Workers Enforcement Directive, EU member states were asked to implement the posted worker notification. With this, the EU member states want to make sure that employees temporarily working in a different country comply among others with the working conditions of the country of destination. In Estonia, such notifications need to be done at the latest 1 day in advance. Up to now, the notification was made by forwarding a registration form by email to the Labour Inspectorate. Estonia has now introduced an online portal for this. Please find the link here: https://iseteenindus.ti.ee/login
The available languages for submitting those notifications are English, Estonian, and Russian.
Kurznachrichten 4. August 2023
Italien
Änderung des Arbeitsbeginns
Nicht-EU-Bürger mit einer EU-Blue Card und entsandte Arbeitnehmer (intra-company transferees) können bereits nach der Einreise nach Italien basierend auf ihrem Arbeitsvisum mit der Arbeit beginnen. Sie müssen nicht erst auf die Unterzeichnung des Aufenthaltsvertrags warten. Zuvor musste ein Ausländer die zuständige Einwanderungsbehörde des Gebiets, in dem er wohnen wird, aufsuchen und dort einen Aufenthaltsvertrag unterzeichnen. Danach durfte der Ausländer erst anfangen zu arbeiten. Für den Besuch der Einwanderungsbehörde muss ein Termin vereinbart werden. Da diese Termine derzeit nur innerhalb von 2 Monate an Stelle von 8 bis 20 Tage erhältlich sind, muss der Ausländer derzeit nicht darauf warten, sondern er kann bereits nach der Einreise anfangen zu arbeiten.
Vietnam
Anpassungen der E-Visum-Regelung ab dem 15. August 2023
Ein E-Visum mit einer Gültigkeit von 30 Tagen bei einmaliger Einreise steht Staatsangehörigen aus rund 80 Ländern zur Verfügung. Ab dem 15. August 2023 tritt das geänderte Gesetz in Kraft, auf dessen Grundlage sich die 30 Tage auf 90 Tage erhöhen werden. Ausserdem kann der Ausländer nach dem neuen Gesetz nicht nur einmal, sondern mehrmals in der Visumsperiode nach Vietnam einreisen. Darüber hinaus sind Staatsangehörige aus 25 Ländern nach dem neuen Gesetz sogar von der Visumspflicht für 45 Tage befreit; vorher waren es nur 15 Tage.
Die neuen Regeln werden allen Geschäftsreisenden die Einreise nach Vietnam erheblich erleichtern.
Estland
Posted Worker Notification jetzt online
Auf der Grundlage der Richtlinie zur Durchsetzung der Entsenderichtlinie wurden die EU-Mitgliedsstaaten aufgefordert, die Meldung von entsandten Arbeitnehmern umzusetzen. Damit wollen die EU-Mitgliedsstaaten sicherstellen, dass Arbeitnehmer, die vorübergehend in einem anderen Land arbeiten, u.a. die Arbeitsbedingungen des Einsatzlandes einhalten. In Estland müssen solche Meldungen spätestens 1 Tag im Voraus erfolgen. Bisher erfolgte die Meldung durch die Übermittlung eines Anmeldeformulars per E-Mail an die Arbeitsaufsichtsbehörde. Estland hat nun ein Online-Portal für diese Meldung eingeführt. Den Link dazu finden Sie hier: https://iseteenindus.ti.ee/login
Die verfügbaren Sprachen für die Einreichung dieser
Meldungen sind: Englisch, Estnisch und Russisch.
Best Practice
Social Security status of a cross-border worker
We were all happy about the more flexible attitude of the authorities in the EU and EFTA member states and Switzerland. In the meantime, everyone is talking about the fact that it is possible to work from home as a cross-border commuter up to 49.9% of the time without any change in social security status.
However, when taking a closer look, there are a few things to consider. The following case study is intended to shed more light on this.
Case study:
Lisa Meier is a member of the social media team at Drinks AG and is
responsible for Switzerland, Germany, and Austria. She is employed
by a company in Zurich (Switzerland) and lives in Freiburg
(Germany). She is married and has a 4-year-old daughter. With the
birth of their daughter, the couple moved to Germany. Both are
Swiss nationals.
Drinks AG allows her to work very flexibly, so she has been able to work 4 days from home or go to the Drinks GmbH office in Freiburg (Germany) from time to time and only had to come to the office in Zurich on one day. On her office day, her husband brought and collected her daughter from childcare, on the other days she could do this herself without any problems.
Lisa Meier is excellent at her job and Drinks AG would not want to lose her. With the change as of 1 July 2023, they looked at her situation with her and discussed the possible options. As part of her job, she had to go to the German office once a fortnight and the Austrian office once a fortnight.
Lisa Meier had previously paid social security contributions in Switzerland and health insurance in Germany. A cross-border commuter permit was obtained for the job in Switzerland.
Question
What is the social security status for Ms Meier from 1 July
2023?
Possible solutions
Until 30 June 2023, Lisa Meier could work from home for as
many days as necessary and remain subject to social security in
Switzerland. With the new regulation as of 1 July 2023, this option
no longer exists. In principle, she could work from home for up to
49.9% and remain subject to social security in Switzerland. In
practice, the 49.9% could be implemented as follows: 2 days of home
office in one week and 3 days in the following week, always
alternating.
However, it is problematic that she also regularly works in the German and Austrian offices of Drinks AG.
This is because the 50% rule only applies in the case of an exclusive home office activity in the country of residence. If one performs additional regular activities in the country of residence or in another EU or EFTA state, the original 25% rule applies. For Lisa Meier, this would mean that if she still has to go to the German and Austrian offices regularly, she can only work from home for a maximum of 24.9%, so that she can continue to be subject to social security in Switzerland. In practice, the 2 or 3 days per week would then become 1 or 2 days per week.
Drinks AG offers Ms. Meier the following three options:
- OPTION 1:
No change in her duties and with the option of working from home as many days as she wants, but with the change of employment. Since in this scenario, she would be subject to compulsory social security in Germany, they would like to employ her accordingly in Germany. The HR of Drinks AG in Switzerland is aware that possible salary adjustments to the German salary level may still have to be negotiated with Ms. Meier.
- OPTION 2:
No change in her duties, but she is only allowed to work in a home office 1 or 2 days per week. Her terms of employment remain as before.
- OPTION 3:
Changes in duties with the possibility of 2 or 3 home office days per week. The responsibility for Germany and Austria would be given to another employee. This would also result in a salary adjustment. However, Ms. Meier could then remain subject to the Swiss social security system.
CONCLUSION
Even if the new rules and the increase in the home office option to
49.9% bring great relief for many employees and companies, one must
still look at the details (such as regular work in other EU or EFTA
states and secondary employment) of each case. A regular review is
important for these circumstances so that possible incorrect social
security coverage can be corrected quickly.
Best Practice
Sozialversicherungsunterstellung eines Grenzgängers
Über die flexiblere Haltung der Behörden in der EU- und EFTA-Mitgliedsstaaten und der Schweiz haben wir uns alle gefreut. Mittlerweile ist in aller Munde, dass man bis zu 49.9 % im Homeoffice als Grenzgänger arbeiten kann, ohne dass sich daran die Sozialversicherungsunterstellung ändert.
Über die flexiblere Haltung der Behörden in der EU- und EFTA-Mitgliedsstaaten und der Schweiz haben wir uns alle gefreut. Mittlerweile ist in aller Munde, dass man bis zu 49.9 % im Homeoffice als Grenzgänger arbeiten kann, ohne dass sich daran die Sozialversicherungsunterstellung ändert.
Bei einer genaueren Betrachtung gibt es jedoch hierfür einiges zu beachten. Das nachfolgende Fallbeispiel soll dies genau beleuchten.
Fallbeispiel:
Lisa Meier ist Mitarbeiterin im Social-Media-Team der Drinks AG und
ist für die Schweiz, Deutschland und Österreich
zuständig. Sie ist in der Gesellschaft in Zürich
(Schweiz) angestellt und wohnt in Freiburg (Deutschland). Sie ist
verheiratet und hat eine 4-jährige Tochter. Mit der Geburt
ihrer Tochter sind die Eheleute nach Deutschland gezogen. Beide
sind Schweizer Staatsangehörige.
Die Drinks AG erlaubt ihr sehr flexibel zu arbeiten, sodass sie bisher 4 Tage von zu Hause aus arbeiten konnte oder ab und an in das Büro der Drinks GmbH in Freiburg (Deutschland). Sie muss nur an einem Tag ins Büro nach Zürich kommen. An ihrem Büro-Tag brachte und holte ihr Ehemann die Tochter von der Kinderkrippe ab, an den anderen Tagen konnte sie dies problemlos selbst machen. Lisa Meier ist eine wertvolle Mitarbeiterin und die Drinks AG möchte sie auf keinen Fall verlieren. Mit der Neuerung per 1. Juli 2023 hat man mit ihr ihre Situation angeschaut und die möglichen Optionen besprochen.
Im Rahmen ihrer Tätigkeit müsste sie alle 14 Tage einmal in das deutsche Büro und einmal in das österreichische Büro gehen. Lisa Meier hat bisher in der Schweiz Sozialversicherungsbeiträge bezahlt sowie die Krankenversicherung in Deutschland. Für die Tätigkeit in der Schweiz wurde eine Grenzgängerbewilligung eingeholt.
Frage
Wie sieht die Sozialversicherungsunterstellung für Frau Meier
ab dem 1. Juli 2023 aus?
Lösungsmöglichkeiten
Bis zum 30. Juni 2023 konnte Lisa Meier so viele Tage wie notwendig
von zu Hause aus arbeiten und weiterhin der Sozialversicherung in
der Schweiz unterstellt bleiben.
Mit der neuen Regelung per 1. Juli 2023 besteht diese Möglichkeit nicht mehr. Grundsätzlich könnte sie bis zu 49.9 % im Homeoffice arbeiten und weiterhin in der Schweiz der Sozialversicherung unterstellt bleiben. In der Praxis könnten die 49.9 % somit wie folgt umgesetzt werden: in einer Woche 2 Tage und in der darauffolgenden Woche 3 Tage Homeoffice und dies immer abwechselnd.
Problematisch ist dabei allerdings, dass sie regelmässig ebenfalls noch im deutschen sowie österreichischen Büro der Drinks AG arbeitet.
Denn die fast 50 %-Regel kommt nur bei einer ausschliesslichen Homeoffice-Tätigkeit im Wohnsitzland zum Tragen. Für den Fall, dass man zusätzliche regelmässige Tätigkeiten im Wohnsitzland oder in einem anderen EU- oder EFTA-Staat ausübt, kommt die ursprüngliche 25 %-Regel zum Tragen.
Für Lisa Meier würde dies bedeuten, wenn sie weiterhin regelmässig noch ins deutsche sowie österreichische Büro gehen muss, dass sie nur max. 24.9 % von zu Hause aus arbeiten kann, damit sie weiterhin in der Schweiz der Sozialversicherung unterstellt bleiben kann. In der Praxis würden dann aus den 2 bzw. 3 Tagen pro Woche, 1 bzw. 2 Tage pro Woche werden.
Die Drinks AG bietet Frau Meier folgende drei Möglichkeiten an:
- OPTION 1:
Keine Änderung ihrer Aufgaben und mit der Möglichkeit so viele Tage wie sie möchte von zu Hause aus zu arbeiten, aber mit der Änderung der Anstellung. Da sie in diesem Szenario in Deutschland der Sozialversicherungspflicht unterstellt wäre, möchte man sie in Deutschland entsprechend anstellen. Dem HR der Drinks AG in der Schweiz ist bewusst, dass mögliche Lohnanpassungen auf das deutsche Lohnniveau möglicherweise noch mit Frau Meier verhandelt werden müssen.
- OPTION 2:
Keine Änderung ihrer Aufgaben, aber sie darf nur an 1 bzw. 2 Tagen pro Woche im Homeoffice arbeiten. Ihre Anstellungsbedingungen bleiben wie bisher.
- OPTION 3:
Änderungen der Aufgaben mit der Möglichkeit von 2 bzw. 3 Homeoffice-Tagen pro Woche. Die Zuständigkeit für Deutschland und Österreich würde man an eine andere Mitarbeiterin geben. Dies hätte allerdings ebenfalls eine Lohnanpassung zur Folge. Allerdings könnte Frau Meier dann im Schweizer Sozialversicherungssystem unterstellt bleiben.
FAZIT
Auch wenn die neuen Regeln und die Erhöhung der
Homeoffice-Möglichkeit auf 49.9 % für viele Mitarbeiter
und Unternehmen eine grosse Erleichterung bringen, muss man doch
auf die Details (wie bspw. regelmässiges Arbeiten in anderen
EU- oder EFTA-Staaten sowie Nebentätigkeiten) jedes einzelnen
Sachverhalts schauen. Eine regelmässige Überprüfung
ist für diese Sachverhalte wichtig, sodass mögliche
Falsch-Unterstellungen im Sozialversicherungsbereich schnell
korrigiert werden können.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.