Monthly-Special
Case Study: Remote Work in Poland for a Swiss Employer
A Swiss company wants to be more active on "Social Media" and, therefore, advertised the position of "Social Media Responsible". A suitable candidate was quickly found.
During the interviews, it turns out that the employee not only has the required skills but is also a perfect personal match for the company. However, she does not want to move to Switzerland but would like to work almost exclusively from her Polish home office.
The Swiss company is open to this request.
QUESTION
What does the Swiss company have to consider if they hire
an employee who wants to work from her Polish home office?
Challenges & Solutions
Labor law
The future employee will be subject to Polish labor law since she
will mainly work in Poland. For this purpose, a Polish employment
contract must be drawn up. In this context, the integration of the
Swiss employer's regulations must also be considered.
If Polish regulations are more advantageous than Swiss regulations (e.g., vacations, working hours), the more advantageous Polish regulations are generally decisive.
Social insurances
With the considerable Polish working days, the employee will be
subject to Polish social security. There are different
possibilities for the settlement. On the one hand, the company can
be registered, on the other hand, there is also the possibility
that the employee takes over the payments to the social security
authorities directly.
For the occasional Swiss working days, the A1 certificate for social security subordination must be obtained.
Income Taxes
The employee is responsible for paying the monthly income taxes
herself. This cannot be taken over by the Swiss employer. For any
Swiss working days, Swiss withholding taxes are owed, which must be
calculated, paid, and deducted from the employee's salary.
Permanent establishment
The Swiss company does not want to create a permanent establishment
in Poland. It is therefore advantageous to exercise appropriate
caution when drawing up the employment contract and to prohibit the
employee from negotiating and / or signing contracts on behalf of
the company. In addition, she should not be given power of
attorney.
Payroll
The involvement of a Polish payroll provider will be essential. The
payroll provider will prepare the monthly payroll and instruct the
employee on how to make payments to the Polish social security
agency and the Polish tax office. In addition, the payroll provider
will monitor the payments received by the authorities.
Work permit
For Poland, the Polish employee does not need a work
permit. For the occasional Swiss working days, however, a permit is
mandatory. The best (and only) option here is the registration
procedure.
Conclusion:
"Remote work" is becoming more and more the norm.
Companies that are open to "remote work" and do not shy
away from the initial effort involved in drawing up the employment
contract and setting up the foreign payroll open up much greater
access to qualified workers than companies that concentrate solely
on the domestic market for skilled workers.
Monats-Spezial
Praxisfall: Remote Work in Polen für einen Schweizer Arbeitgeber
Ein Schweizer Unternehmen möchte sich mehr auf „Social Media“ betätigen und hat daher die Stelle des „Social Media Verantwortlichen“ neu ausgeschrieben. Die geeignete Kandidatin wurde schnell gefunden.
Im Rahmen der Vorstellungsgespräche stellt sich heraus, dass die Mitarbeiterin nicht nur die erforderlichen Kompetenzen mitbringt, sondern auch persönlich perfekt zum Unternehmen passt. Allerdings möchte sie keinesfalls in die Schweiz umziehen, sondern die Arbeit nahezu ausschliesslich aus ihrem polnischen Homeoffice verrichten.
Das Schweizer Unternehmen steht diesem Wunsch grundsätzlich offen gegenüber.
Fragestellung
Was muss das Schweizer Unternehmen beachten, wenn es die
Mitarbeiterin einstellen, aber diese die Arbeit nahezu
ausschliesslich im polnischen Homeoffice erbringen möchte?
Herausforderungen & Lösungsmöglichkeiten
Arbeitsrecht
Die zukünftige Mitarbeiterin wird aufgrund der
vorwiegenden Arbeitstätigkeit in Polen polnischem Arbeitsrecht
unterliegen. Hierfür muss ein polnischer Arbeitsvertrag
erstellt werden. Hierbei ist auch die weitgehende Integration der
Bestimmungen des Schweizer Arbeitgebers zu beachten.
Sind polnische Regelungen gegenüber Schweizer Bestimmungen vorteilhafter (z.B. Ferien, Arbeitszeiten) sind grundsätzlich die vorteilhafteren polnischen Regelungen massgebend.
Sozialversicherung
Mit den erheblichen polnischen Arbeitstagen wird die
Mitarbeiterin den polnischen Sozialversicherungen unterliegen.
Für die Abrechnung gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Einerseits kann das Unternehmen registriert werden, andererseits
besteht auch die Möglichkeit, dass die Mitarbeiterin die
Zahlungen an die Sozialversicherungsbehörden direkt
übernimmt.
Für die vereinzelten Schweizer Arbeitstage muss die A1-Bescheinigung zur Sozialversicherungsunterstellung eingeholt werden.
Einkommenssteuer
Die Mitarbeiterin ist für die Abführung der monatlichen
Lohnsteuern selbst verantwortlich. Dies kann grundsätzlich
nicht vom Schweizer Arbeitgeber übernommen werden.
Für etwaige Schweizer Arbeitstage sind Schweizer Quellensteuern geschuldet, die berechnet, abgeführt und der Mitarbeiterin in Abzug gebracht werden müssen.
Betriebsstätte
Das Schweizer Unternehmen möchte keine
Betriebsstätte in Polen gründen. Es ist daher von
Vorteil, bereits bei der Erstellung des Arbeitsvertrags
entsprechende Vorsicht walten zu lassen und der Mitarbeiterin zu
untersagen, dass sie Verträge für das Unternehmen
aushandeln und / oder unterzeichnen darf. Zudem sollte sie keine
Prokura erhalten.
Payroll
Die Involvierung eines polnischen Payroll-Providers wird
zwingend notwendig sein. Der Payroll-Provider wird die
Lohnabrechnungen erstellen sowie die Mitarbeiterin instruieren, wie
sie die Zahlungen an die polnische Sozialversicherungsbehörde
und das polnische Steueramt vornehmen soll. Zudem wird der
Payroll-Provider die Zahlungseingänge bei den Behörden
überwachen.
Arbeitsbewilligung
Für Polen braucht die polnische Mitarbeiterin keine
Arbeitsbewilligung. Für die vereinzelten Schweizer Arbeitstage
muss jedoch zwingend eine Bewilligung vorliegen. Hier bietet sich
als beste (und auch einzige) Möglichkeit das Meldeverfahren
an.
Fazit:
„Remote Work“ wird immer mehr zur Norm. Unternehmen,
die gegenüber „Remote Work“ offen sind und den
initialen Aufwand bei der Erstellung des Arbeitsvertrags und dem
Aufsetzen der ausländischen Payroll nicht scheuen,
eröffnen sich einen ungleich grösseren Zugang zu
qualifizierten Arbeitskräften als Unternehmen, die sich allein
auf den einheimischen Fachkräftemarkt konzentrieren.
Short News July 6, 2023
China
Return to normality in entry regulations
The Chinese government has eased pandemic-related entry regulations and resumed issuing visas. This will make business travel and employee assignments much easier again.
Germany
New contribution rates for long-term care insurance in Germany from July 1, 2023 depending on the number of children
Until now, the contribution rate for German long-term care insurance was differentiated according to whether an employee had children or not.
From July 1, 2023, the contribution rates have been significantly differentiated. In addition to the number of children, the age of the children is now also relevant, so that this must be stored in the payroll accounting system.
USA
USCIS Extends Premium Processing to F, M and J Applicants
The future expedited processing options for the F, M and J visa categories are welcome news for their respective applicants.
The "Premium Processing" option announced by the
United States Citizenship and Immigration Services (USCIS) will be
rolled out in different phases.
Kurznachrichten 6. Juli 2023
China
Rückkehr zur Normalität bei den Einreisebestimmungen
Die chinesische Regierung hat die pandemiebedingten Einreisebestimmungen gelockert und die Ausstellung von Visa wieder aufgenommen. Geschäftsreisen und Entsendungen von Mitarbeitern werden damit wieder deutlich einfacher.
Deutschland
Neue Beitragssätze zur Pflegeversicherung in Deutschland ab dem 1. Juli 2023 in Abhängigkeit von der Anzahl der Kinder
Bis dahin wurde der Beitragssatz zur deutschen Pflegeversicherung dahingehend unterschieden, ob ein Mitarbeiter Kinder hat oder nicht.
Ab dem 1. Juli 2023 wurden die Beitragssätze deutlich differenzierte. Neu ist neben der Anzahl der Kinder auch das Alter der Kinder relevant, so dass dieses im Lohnabrechnungssystem hinterlegt werden muss.
USA
USCIS weitet Premium Processing auf F-, M- und J-Antragsteller aus
Die zukünftigen beschleunigten Bearbeitungsmöglichkeiten für die Visumskategorien F, M und J sind eine erfreuliche Nachricht für die jeweiligen Antragssteller.
Die vom USCIS (United States Citizenship and Immigration
Services) angekündigte “Premium Processing” Option
soll in verschiedenen Etappen eingeführt werden.
Best Practice
Application of the new 49.9% rule on social security deductions for employees with German place of residence
As of July 1, 2023, employees with a Swiss employment contract and German place of residence may continue to be insured under the Swiss social security system even if they work on average up to 49.9% of the year in their German home office.
Case study
The Swiss HR department is enthusiastic about the new regulation. Finally, there is a way to allow employees with German residency to work more than the previous average of 1.5 home office days per week (25% rule) without " turning over" the social security subordination to Germany and thus having to account for German social security contributions.
Immediately, the first employee comes forward. The "Head of Engineering" lives in Germany near the border and has a Swiss employment contract. For family reasons, he had long wanted to increase his German home office hours, because the engineer's regular travels to support his team in Austria and frequent visits to customers in Germany were visibly becoming a burden on the employee and his family.
Question
How can the employee benefit from the new 49.9% rule?
Possible solutions
After a thorough examination of the request for more home office, the HR department is not as excited as before. A detailed analysis of the new regulation makes it clear that the 49.9% threshold only refers to employees in foreign home offices. In the present case, however, the employee also travels frequently to visit customers in Germany. In addition, he regularly travels to Austria to support his team there. Both points (customer visits in Germany and regular on-site support of the team in Austria) speak against the application of the new 49.9% rule, which (currently) refers to the activity in the foreign (here: German) home office.
To still be able to benefit from the 49.9% rule, the engineer would have to stop the in-person client meetings in Germany and also support his Austrian team "remotely" to the greatest possible extent. Whether this can be implemented is certainly something the employee can best answer.
If this is feasible, the employee could increase his home office
activity in Germany up to 49.9% without changing his social
security status from Switzerland to Germany. The Swiss employer
would then only need to file an A1 application and could then
continue to deduct Swiss social security contributions. However, if
the customer visits in Germany cannot be avoided and/or the
engineer still has to visit his team on-site in Austria, the
previous 25% rule remains in place. This means that the employee
would only be allowed to work in Germany for a maximum of 25%, as
before, without the social security status being changed to
Germany.
Best Practice
Anwendung der neuen 49.9%-Regelung zur Sozialversicherungsunterstellung für Mitarbeiter mit deutschem Wohnsitz
Seit dem 1. Juli 2023 dürfen Mitarbeiter mit Schweizer Arbeitsvertrag und deutschem Wohnort auch dann weiterhin im Schweizer Sozialversicherungssystem versichert bleiben, wenn sie im Jahresdurchschnitt bis zu 49.9% im deutschen Homeoffice arbeiten.
Praxisbeispiel
Die Schweizer HR-Abteilung ist von der Neuregelung begeistert. Endlich gibt es eine Möglichkeit, den Mitarbeitern mit deutschem Wohnsitz mehr als die bisherigen durchschnittlichen 1.5 Homeoffice-Tage pro Woche (25%-Regelung) zu gewähren, ohne dass die Sozialversicherungsunterstellung nach Deutschland „kippt“ und damit deutsche Sozialversicher-ungsbeiträge abgerechnet werden müssten.
Prompt meldet sich der erste Mitarbeiter. Der „Head of Engineering“ wohnt im grenznahen deutschen Ausland und hat einen Schweizer Arbeitsvertrag. Aus familiären Gründen wollte er schon längst seinen deutschen Homeoffice-Anteil erhöhen, denn die regelmässigen Reisen des Ingenieurs zur Betreuung seines Teams in Österreich sowie die häufigen Kundenbesuche in Deutschland wurden zusehends zur Belastung für den Mitarbeiter und seine Familie.
Frage
Wie kann der Mitarbeiter von der neuen 49.9%-Regelung profitieren?
Lösungsmöglichkeiten
Nach eingehender Prüfung der Anfrage zu mehr Homeoffice-Tätigkeit des Mitarbeiters ist die Stimmung in der HR-Abteilung getrübt. Eine ausführliche Analyse der neuen Regelung macht klar, dass sich die 49.9% nur auf Mitarbeiter im ausländischen Homeoffice beziehen. Im vorliegenden Fall fährt der Mitarbeiter jedoch auch häufig zu Kundenbesuchen nach Deutschland. Zudem fährt er regelmässig nach Österreich, um sein dort ansässiges Team zu betreuen. Beide Punkte (Kundenbesuche in Deutschland und regelmässige Betreuung des Teams in Österreich) sprechen gegen die Anwendung der neuen 49.9%-Regelung, die sich (derzeit) eindeutig auf die Tätigkeit im ausländischen (hier: deutschen) Homeoffice bezieht.
Um dennoch von der 49.9%-Regelung profitieren zu können, müsste der Ingenieur die persönlichen Kundenbesuche in Deutschland einstellen und auch sein österreichisches Team weitestgehend „remote“ betreuen. Ob sich dies so umsetzen lässt, kann sicherlich der Mitarbeiter am besten beantworten. Falls dies machbar ist, könnte der Mitarbeiter seine Homeoffice-Tätigkeit in Deutschland auf bis zu 49.9% erhöhen, ohne dass seine Sozialversicherungsunterstellung von der Schweiz nach Deutschland kippen würde. Der Schweizer Arbeitgeber müsste dann nur einen A1-Antrag stellen und könnte dann weiterhin die Schweizer Sozialversicherungsbeiträge abrechnen.
Wenn sich die Kundenbesuche in Deutschland allerdings nicht vermeiden lassen und/oder der Ingenieur weiterhin sein Team in Österreich vor Ort besuchen muss, bleibt es bei der bisherigen 25%-Regelung. Der Mitarbeiter dürfte damit wie bisher nur maximal 25% im deutschen Wohnsitzland arbeiten, ohne dass die Sozialversicherungsunterstellung nach Deutschland kippt.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.