CONVINUS Global Mobility Alert - Week 17.2023

Month-Special

EU - Switzerland: Social security status under the new framework agreement

WThe desire of employees who want to work in their home office has not decreased so far. For employers, this is not always so easy to implement, especially when it comes to cross-border commuters or international weekly commuters.

Until now, Swiss employers with employees who do not reside in Switzerland but in Germany, for example, had to limit their home office activities to a maximum of 25%. The reason for the limit was that if more work was done in the country of residence (e.g., Germany), the social security status would be overturned from Switzerland to Germany. Due to the pandemic, this 25% limit was suspended until 30 June 2023. The new framework agreement (expected to enter into force on 1 July 2023) will now increase this limit to 50%, which also better reflects today's circumstances.

The following example illustrates the new regulation:

Peter Müller is a German citizen and lives with his wife and two children in Constance. His wife works in Germany. Mr. Müller is employed by Drinks GmbH in Zurich and commutes to work every day. Because his wife also works, he asked his employer if he could work from home 2 days a week and only must come to the office in Zurich on 3 days. The HR of Drinks GmbH has not approved this for him so far. However, HR has now contacted him and informed him that provided Switzerland has signed the new framework agreement by 30 June 2023, he will be allowed to work his desired 2 days a week from home from 1 July 2023.

Mr. Müller was very pleased about this and wanted HR to give him a brief overview of the legal implications in this regard.

The HR informed him of the following in this regard:

• Employment contract: We will draw up an addendum to the employment contract stating that working in a home office for up to 2 days is possible, considering business needs.
• Labour law: In principle, the German labour law provisions apply these days in the home office. We have checked that the provisions from the Swiss employment contract include these provisions.
• Work permit in Germany: Nothing needs to be done in this regard due to German citizenship.
• Work permit in Switzerland: In principle, the previous cross-border commuter permit does not need to be adjusted for the higher home office activity.
• Social security: We will apply for an A1 for the higher home office activity from the Swiss social security authority via ALPS. If the home office activity in Germany does not exceed the new 50%, the social insurance obligation in Switzerland remains in all insurance branches.
• Health insurance: Due to the increase in home office activity in Germany, it does not follow that you will again have the right to choose health insurance subordination. In principle, the right to choose is only possible within the first three months after taking up employment in Switzerland as a frontier worker. During these three months, a German cross-border commuter can choose whether to join a health insurance scheme in Germany or Switzerland.
• Child allowance: Because your spouse works in Germany, you are entitled to a child allowance in Germany. We need a confirmation regarding the German child benefit entitlement and then must check whether the additional child allowance is paid out from Switzerland. As a rule, only the difference to the corresponding Swiss child allowance will be paid out.
• Taxes: In Switzerland, we will deduct the 4.5% withholding tax from the salary based on the Swiss working days. However, the German home office working days are subject to German taxation. The German taxes will not be paid by us to the German tax office. You would need to contact the German tax office regarding this.
• Permanent establishment in Germany: Due to the home office activity in Germany, we have already clarified that there is no permanent establishment risk at present. However, if there were any changes to the function or duties, we would look at this again.
• Travel calendar: You must keep a travel calendar and submit it to us monthly.
• Confirmation of work in Germany: You will also receive a confirmation letter in December, which you would have to sign. In this letter, you confirm how much you have effectively worked in Germany. This also includes work for other companies.

Mr. Müller is surprised at the number of items listed.

It is clear from the example that granting home office work to cross-border workers affect several aspects.

Monats-Spezial

EU – Schweiz: Sozialversicherungsunterstellung nach dem neuen Rahmenabkommen

Der Wunsch der Mitarbeiter, welche in ihrem Homeoffice arbeiten wollen, hat bisher nicht abgenommen. Für Arbeitgeber ist dies nicht immer so einfach umsetzbar, vor allem wenn es sich dabei um Grenzgänger oder internationale Wochenauf-enthalter dreht.

Bisher musste man als Schweizer Arbeitgeber mit Mitarbeitern, deren Wohnsitz nicht in der Schweiz ist, sondern bspw. in Deutschland, die Homeoffice-Tätigkeit auf max. 25 % begrenzen. Der Grund für die Begrenzung lag darin, dass bei einer höheren Tätigkeit im Wohnsitzland (bspw. Deutschland) die Sozialversicherungsunterstellung von der Schweiz nach Deutschland kippen würde. Aufgrund der Pandemie wurde diese 25%-Grenze vorübergehend bis zum 30. Juni 2023 ausgesetzt. Das neue Rahmenabkommen (voraussichtliches Inkrafttreten per 1. Juli 2023) wird nun diese Grenze auf 50 % erhöhen, welches die heutigen Gegebenheiten auch besser widerspiegelt.

Im nachfolgenden Beispiel soll die neue Regelung verdeutlicht werden:

Peter Müller ist deutscher Staatsbürger und lebt mit seiner Ehefrau und 2 Kindern in Konstanz. Seine Ehefrau arbeitet in Deutschland. Herr Müller ist bei der Drinks GmbH in Zürich angestellt und pendelt eigentlich täglich zur Arbeit. Aufgrund dessen, dass seine Ehefrau auch arbeitet, hat er bei seinem Arbeitgeber angefragt, ob er 2 Tage die Woche von zu Hause ausarbeiten kann und nur an 3 Tagen ins Büro nach Zürich kommen muss. Das HR der Drinks GmbH hat ihm dies bisher nicht genehmigt. Jetzt hat sich das HR jedoch bei ihm gemeldet und ihm mitgeteilt, dass sofern die Schweiz das neue Rahmenabkommen bis zum 30. Juni 2023 unterschrieben hat, er ab dem 1. Juli 2023 seine gewünschten 2 Tage die Woche von zu Hause ausarbeiten darf.

Herr Müller hat sich darüber sehr gefreut und wollte vom HR jedoch eine kurze Übersicht über die rechtlichen Auswirkungen diesbezüglich auf ihn erhalten.

Das HR hat ihm das Folgende hierzu mitgeteilt:

• Arbeitsvertrag: Wir werden einen Zusatz zum Arbeitsvertrag erstellen, in dem enthalten ist, dass die Tätigkeit bis zu 2 Tage im Homeoffice unter Berücksichtigung der geschäftlichen Bedürfnisse möglich ist.
• Arbeitsrecht: Für diese Tage im Homeoffice kommen grundsätzlich die deutschen arbeitsrechtlichen Bestimmungen zur Anwendung. Wir haben geprüft, dass die Bestimmungen aus dem Schweizer Arbeitsvertrag diese Bestimmungen beinhalten.
• Arbeitsrecht: Für diese Tage im Homeoffice kommen grundsätzlich die deutschen arbeitsrechtlichen Bestimmungen zur Anwendung. Wir haben geprüft, dass die Bestimmungen aus dem Schweizer Arbeitsvertrag diese Bestimmungen beinhalten.
• Arbeitsbewilligung in der Schweiz: Die bisherige Grenzgängerbewilligung muss grundsätzlich auf der höheren Homeoffice-Tätigkeit nicht angepasst werden.
• Sozialversicherung: Wir werden ein A1 für die höhere Homeoffice-Tätigkeit von der Schweizer Sozialversicherungs-behörde über ALPS beantragen. Solange die Homeoffice-Tätigkeit in Deutschland nicht die neuen 50 % übersteigen, verbleibt die Sozialversicherungspflicht in der Schweiz in allen Versicherungszweigen.
• Krankenversicherung: Aufgrund der Erhöhung der Homeoffice-Tätigkeit in Deutschland folgt daraus nicht, dass man nochmals das Wahlrecht bezüglich der Krankenversicherungsunterstellung erhält. Das Wahlrecht ist grundsätzlich nur innerhalb der ersten drei Monaten nach der Aufnahme der Tätigkeit in der Schweiz als Grenzgänger möglich. In diesen drei Monaten kann ein deutscher Grenzgänger wählen, ob er sich in Deutschland oder in der Schweiz einer Kranken-versicherung anschliessen möchte.
• Kinderzulage: Aufgrund dessen, dass Ihre Ehefrau in Deutschland arbeitet, haben Sie in Deutschland Anspruch auf Kindergeld. Wir benötigen eine Bestätigung bezüglich des deutschen Kindergeld-Anspruches und müssen dann prüfen, ob aus der Schweiz noch zusätzlich Kinderzulage ausbezahlt wird. In der Regel wird nur der Differenzbetrag zur entsprechenden Schweizer Kinderzulage ausbezahlt.
• Steuern: In der Schweiz werden wir die 4.5 % Quellensteuer vom Lohn basierend auf den Schweizer Arbeitstagen in Abzug bringen. Die deutschen Homeoffice-Arbeitstage unterliegen jedoch der deutschen Besteuerung. Die deutschen Steuern werden nicht von uns an das deutsche Finanzamt bezahlt. Diesbezüglich müssten Sie sich mit dem deutschen Finanzamt in Verbindung setzen.
• Betriebsstätte in Deutschland: Aufgrund der Homeoffice-Tätigkeit in Deutschland haben wir bereits geklärt, dass kein Betriebsstättenrisiko zurzeit besteht. Sollte sich jedoch an der Funktion oder den Aufgaben etwas ändern, würden wir dies nochmals ansehen.
• Reisekalender: Sie müssen einen Reisekalender führen und uns diesen monatlich einreichen.
• Bestätigung der Tätigkeit in Deutschland: Zudem erhalten Sie im Dezember ein Bestätigungsschreiben, welches Sie unterschreiben müssten. In diesem Schreiben bestätigen Sie, wie viel Sie in Deutschland effektiv gearbeitet haben. Dies umfasst auch Tätigkeiten für andere Unternehmen.

Herr Müller ist über die Anzahl der aufgelisteten Punkte erstaunt.

Aus dem Beispiel ist ersichtlich, dass die Gewährung einer Homeoffice-Tätigkeit bei Grenzgängern auf eine Reihe von Aspekten eine Auswirkung hat.

Short News April 28, 2023

European Union

New Framework agreement regarding social security obligation as of 1 July 2023

The long-awaited new agreement between the 27 member states of the European Union and Iceland, Liechtenstein, Norway, and Switzerland as well as the UK is ready for signing. As of 1 July 2023, it shall enter into force for all countries who have signed it by then. The main change in the new agreement is that home office activities in the country of residence in case this differs to the country of employment possible up to max. 50 % (currently: 25 %) without triggering a change of social security obligation.

Germany

Adjustment to the Skilled Workers Immigration Act

At the end of March 2023, the Federal Cabinet in Germany adopted a new draft law on the Skilled Workers Immigration Act, which provides for facilitated access to the labour market for skilled workers from third countries, thus enabling them to obtain the "EU Blue Card". The following facilitations are envisaged: Reduction of the minimum earnings threshold, no need for a university degree if a 3-year vocational training is available, and proof of specific qualifications of IT specialists without a university degree.

Singapore

Employer contributions to the mandatory overseas pension fund

At the moment for expatriates in Singapore, the employer contributions to the pension fund of their home pension fund scheme are not taxable. Starting as of 1 January 2024, this will change and the employer contributions will become taxable for the employee. Further, as of 2023, the top tax rate has been increased from 22% to 24%. As those contributions can be quite significant, this will result in a higher tax liability for expatriates.

Kurznachrichten 28.April 2023

Europäische Union

Neues Rahmenarbeitsabkommen zur Sozialversicherungspflicht ab 1. Juli 2023

Das lang erwartete neue Abkommen zwischen den 27 Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz sowie dem Vereinigten Königreich ist unterschriftsreif. Am 1. Juli 2023 soll es für alle Länder in Kraft treten, die es bis dahin unterzeichnet haben. Die wichtigste Änderung des neuen Abkommens besteht darin, dass Home-Office-Tätigkeiten im Wohnsitzland, sofern dieses vom Anstellungsland abweicht, bis zu max. 50 % (derzeit: 25 %) möglich ist, ohne dass dies eine Änderung der Sozialversicherungspflicht auslöst.

Deutschland

Anpassung zum Fachkräfteeinwanderungsgesetz

Ende März 2023 hat das Bundeskabinett in Deutschland einen neuen Gesetzesentwurf zum Fachkräfteeinwanderungs-gesetz beschlossen, welcher vorsieht Fachkräfte aus Drittstaaten einen erleichterten Zugang zum Arbeitsmarkt zu gewähren und somit den Erhalt der «EU Blue Card» zu ermöglichen. Die folgenden Erleichterungen sind vorgesehen: Senkung der Mindestverdienstgrenze, keine Notwendigkeit eines Hochschulabschlusses, sofern eine 3-jährige Berufsaus-bildung vorliegt sowie der Nachweis von spezifischen Qualifikationen von IT-Spezialisten ohne einen Hochschulabschluss.

Singapur

Arbeitgeberbeiträge zur obligatorischen Pensionskasse im Ausland

Gegenwärtig sind die Arbeitgeberbeiträge zur Pensionskasse im Heimatland für Entsandte in Singapur nicht steuerpflichtig. Ab dem 1. Januar 2024 wird sich dies ändern und die Arbeitgeberbeiträge werden für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Außerdem wurde der Spitzensteuersatz ab 2023 von 22 % auf 24 % erhöht. Da diese Beiträge beträchtlich sein können, wird dies zu einer höheren Steuerbelastung für Entsandte führen.

Best Practice

Switzerland: What must be taken into account from the perspective of authorization law when posting from the USA to Switzerland for 6 months?

In the context of a posting, various aspects must be taken into account, of which the aspects relating to authorization law are usually an important part.

EXAMPLE

Carl Lewis is employed by Drinks US AG in Los Angeles (USA) as a communications manager. The Swiss parent company (Drinks Switzerland AG) has planned a major communication campaign and would like to send Carl to Switzerland for 6 months.

How would one have to proceed from a licensing point of view?

As a first step, it would have to be checked whether Mr. Lewis meets the requirements of a specialist. He would either have to have a university degree in his field as well as three years of professional experience in his field to qualify as a specialist. The next step is to calculate the comparable Swiss salary using the available calculation tools. The median salary is based on an assignment of 6 months. If Mr. Lewis' base salary is higher than this figure, he meets the salary condition. However, if his salary is lower, the difference would have to be paid to him in addition to his monthly salary. In addition, Drinks US AG must also pay him the costs of his flat in Switzerland, travel costs from the USA to Switzerland, travel costs within Switzerland, and meal costs. These costs can either be paid in full or as a lump sum. If you decide to pay a lump sum, the following monthly lump sums are accepted in Switzerland:

• Accommodation: CHF 2000
• Travel costs within Switzerland: CHF 330
• Meals: CHF 1000

For an assignment of 6 months, the approval authority in Switzerland would like to see a secondment contract in which the above-mentioned elements of remuneration are included. After the application has been submitted to the labour market authority, it is examined and, if approved, the labour market authority issues an order. The application is then examined by the SEM in Bern and, in a final step, by the Migration Office. The Migration Office then issues the final decision (authorization to issue a visa). The process from the submission of the application to the receipt of the final decision usually takes between 4 and 8 weeks. Mr. Lewis must then use this to apply for an entry visa at the Swiss embassy in the USA. Depending on the embassy, this can take between 1 to 5 days. A common difficulty is that one needs a personal appointment and there are sometimes somewhat longer waiting times for this. After receiving the visa, he or she can enter Switzerland and only has to register with the municipality of residence so that he or she can start working afterward. A rental contract for a flat in Switzerland is required for registration with the municipality of residence. Unfortunately, it is not possible to register for a hotel room or Airbnb.

We recommend allowing 3 months for the approval process so that the assignment can be carried out at the planned time.

Best Practice

Schweiz: Was muss aus bewilligungsrechtlicher Sicht bei einer Entsendung von den USA in die Schweiz für 6 Monate beachtet werden?

Im Rahmen einer Entsendung müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, wovon die bewilligungsrechtlichen Aspekte in der Regel einen wichtigen Teil darstellen.

BEISPIEL

Carl Lewis ist bei der Drinks US AG in Los Angeles (USA) als Kommunikationsmanager angestellt. Das Schweizer Mutterhaus (Drinks Switzerland AG) hat eine grössere Kommunikationskampagne geplant und möchte hierfür Carl für 6 Monate in die Schweiz entsenden.

Wie müsste man aus bewilligungsrechtlicher Sicht hier vorgehen?

In einem ersten Schritt müsste geprüft werden, ob Herr Lewis den Anforderungen eines Spezialisten erfüllt. Er müsste entweder über einen Hochschulabschluss in seinem Gebiet sowie über eine dreijährige Berufserfahrung in seinem Bereich verfügen, um als Spezialist zu qualifizieren. Danach gilt es das vergleichbare Schweizer Salär mittels der vorhandenen Berechnungstools zu berechnen. Die Angabe des Median-Salärs ist für einen Einsatz von 6 Monaten massgebend. Sofern das Basissalär von Herrn Lewis höher ist als diese Angabe, erfüllt er die Salär Bedingung. Sollte sein Salär jedoch niedriger sein, so müsste die Differenz ihm noch zusätzlich zu seinem monatlichen Salär ausgezahlt werden. Zusätzlich muss die Drinks US AG ihm noch die Kosten für die Wohnung in der Schweiz, die Reisekosten von den USA in die Schweiz sowie die Reisekosten innerhalb der Schweiz und die Verpflegungskosten bezahlen. Diese Kostenpunkte können entweder effektiv bezahlt oder als eine Pauschale ausgerichtet werden. Sollte man sich für eine Pauschale entscheiden, so werden in der Schweiz die folgenden monatlichen Pauschalbeträge akzeptiert:

• Unterkunft: CHF 2000
• Reisekosten innerhalb der Schweiz: CHF 330
• Verpflegung: CHF 1000

Für einen Einsatz von 6 Monaten möchte die Bewilligungsbehörde in der Schweiz ein Entsendungsvertrag sehen, in dem die genannten Vergütungselemente enthalten sind. Nach Einreichen des Gesuchs bei der Arbeitsmarktbehörde, wird dieses geprüft und die Arbeitsmarktbehörde stellt bei Genehmigung eine Verfügung aus. Danach wird das Gesuch noch vom SEM in Bern geprüft sowie in einem letzten Schritt noch vom Migrationsamt. Das Migrationsamt stellt dann auch die definitive Verfügung (Ermächtigung zur Visumsausstellung) aus. Der Prozess von dem Zeitpunkt der Einreichung des Gesuchs bis hin zum Erhalt der definitiven Verfügung geht in der Regel zwischen 4 bis 8 Wochen. Mit dieser muss Herr Lewis dann in den USA bei der Schweizer Botschaft ein Visum für die Einreise beantragen. Je nach Botschaft kann dies zwischen 1 bis 5 Tagen dauern. Häufige Schwierigkeit ist, dass man einen persönlichen Termin benötigt und es hierfür teilweise etwas längere Wartezeiten gibt.

Nach Erhalt des Visums kann er in die Schweiz einreisen und muss sich nur noch bei der Wohnsitzgemeinde anmelden, so dass er danach anfangen kann zu arbeiten. Für die Anmeldung bei der Wohnsitzgemeinde ist ein Mietvertrag für eine Wohnung in der Schweiz notwendig. Leider ist es nicht möglich, dass man sich auf ein Hotelzimmer oder Airbnb, anmeldet.

Für den Bewilligungsprozess empfehlen wir 3 Monate zu berücksichtigen, so dass der Einsatz auch zum geplanten Zeitpunkt durchgeführt werden kann.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.