Portugal
Introduction of a new immigration authority for minors, minorities, and asylum seekers
To meet the demanding needs of minors and other immigrants as well as asylum seekers, the government of Portugal has created a new immigration authority to replace the current border authorities in the migration and asylum sector. Security over land borders will be provided by the National Guard and over air borders by the police. The new development could lead to delays at the border until the new structure is fully established.
South Africa
Easing document requirements for permits
The submission of a radiological examination report has been abolished for all applicants for short and long-term residence permits in South Africa. In addition, a criminal record extract from previous countries of residence is now only required for the last five years if the stay has lasted at least 12 consecutive months. Previously, applicants from the age of 18 had to submit criminal record extracts from all countries of residence with a minimum duration of stay of 12 months.
Russia
Visa for relatives of Russian citizens
The government of Russia has introduced a relaxation for relatives of Russian citizens. They are now allowed to apply for a 12-month visa at the nearest Russian representation with an invitation from a Russian citizen, even if the duration of stay in the respective country is less than 90 days (as before). Relatives include spouses, parents, children, and their spouses, brothers, sister, grandparents, or grandchildren.
Portugal
Einführung einer neuen Einwanderungsbehörde für Minderjährige, Minderheiten und Asylsuchende
Um den anspruchsvollen Bedürfnissen von Minderjährigen und anderen Einwanderer sowie Asylsuchenden Rechnung zu tragen, hat die Regierung Portugals eine neue Einwanderungsbehörde gegründet, die die aktuellen Grenzbehörden im Migrations- und Asylbereich ersetzen soll. Die Gewährleistung der Sicherheit an den Land- bzw. Luftgrenzen wird durch die Nationalgarde bzw. Polizei übernommen. Die Einführung der neuen Behörde könnte vorübergehend zu Verzögerungen an den Grenzen führen, bis sich die neue Struktur vollständig etabliert hat.
Südafrika
Erleichterung der Dokumentanforderungen für Bewilligungen
Für alle Antragsteller von kurz- und langfristigen Aufenthaltsbewilligungen in Südafrika ist die Vorlage eines radiologischen Untersuchungsberichts abgeschafft worden. Ausserdem wird ein Strafregisterauszug aus den vorherigen Aufenthaltsländern nur noch für die letzten fünf Jahre verlangt, wenn der Aufenthalt mindestens 12 aufeinanderfolgende Monate gedauert hat. Zuvor mussten Antragsteller ab dem 18. Lebensjahr Strafregisterauszüge aller Aufenthaltsländer vorlegen, in denen sie mindestens 12 Monate gelebt hatten.
Russland
Visum für Verwandte von russischen Staatsbürgern
Die Regierung Russlands hat eine Lockerung für Verwandte von russischen Staatsbürgern eingeführt. Sie dürfen nun mit einer Einladung eines russischen Staatsbürgers ein 12-monatiges Visum bei der nächsten russischen Vertretung beantragen, auch wenn die Aufenthaltsdauer im jeweiligen Land weniger als 90 Tage (wie bisher) beträgt. Zu den Verwandten zählen Ehegatten, Eltern, Kinder und deren Ehegatten, Brüder, Schwester, Grosseltern oder Enkel.
Business travelers & Posted workers - Labor market controls in Switzerland
According to the latest reports from the Swiss authorities, postings from abroad to Switzerland are the most investigated and controlled in terms of compliance. Therefore, this topic is an important aspect of business trips to Switzerland and a given reason for HR managers to be aware of it.
As a rule, a control by the Swiss labor market authority takes place on the customer site, i.e. the inspector of the labor market authority goes personally to the offices (or other, specified locations) in Switzerland and checks all files for the foreigners working in the company.
In particular, the Labor Market Inspector will check whether:
- a work permit has been obtained and it is on record. – We, therefore, recommend our clients to forward a copy of the notification made or the work permit received to the Swiss client or host company.
- the customary Swiss minimum of the local industry is being paid. - The labor inspector will explicitly request proof of payment, which shows how much the business traveler (has) earned during the posting in Switzerland. It is well known that this refers to payroll accounting including payment transactions. If these are not available, they must be presented after the inspections.
- the mandatory provisions of Swiss labor law are complied with. - Especially with regard to working hours, public holidays, entitlements to overtime, weekend work, night work, etc. There is a legal documentation requirement in Switzerland, especially regarding effective working hours, so that the inspector generally requires the foreign posting company to report the work. If working hours are not recorded, this is sanctioned in most cantons (especially in the canton of Ticino). A fine of between CHF 400 and 600 is common.
- the A1 social security certificate for posted workers is available. - It is imperative that all posted workers are covered by social security and health insurance during the posting in Switzerland. This is a product of the EU Posting of Workers Directives, which are prescribed and implemented by the Swiss Posting of Workers Act and the Posting of Workers Ordinance. Depending on the country of origin, the deadlines for issuance are very long, which is why the A1 certificate respectively Certificate of Coverage is to be obtained before the start of the posting or early enough for all posted workers.
- the posting expenses for the actual working days are borne by the foreign employer (posting company). - It must be proven that the expenses for travel, accommodation and meals have been reimbursed by means of proof of transaction. The reimbursement of self-paid expenses can be proved by the fact that these items are positioned separately on the payslip or if the payment is made by means of a separate transaction. It is important that the foreign company can prove these aspects, regardless of whether by means of payroll accounting or bank transactions. In most cases, the labor market inspector requires both to complete the proof.
In addition, the following documents must be submitted:
- Employment contract between the foreign employee and the foreign company. - If such a document is missing, further evidence in this regard, such as a signed offer letter, will be accepted.
- Project contract with the Swiss customer and the invoices issued. - If such a document is missing, further documents in this context such as purchase orders, order confirmations by email or signed offers will be accepted.
- Personal documents of foreign workers such as passport, ID, CV, copy of diplomas for the purpose of calculating the Swiss minimum wage.
If the inspector of the labor market authority finds a violation of the Posting of Workers Act, the Foreigners and Integration Act and/ or of Swiss labor law, usually only a warning is issued, provided it is the first violation. In general, a violation of the documentation obligation will always be fined.
On the one hand, it is the responsibility of the employer abroad to comply with Swiss regulations in general and, on the other hand, it is the responsibility of the employer in Switzerland to ensure that the employee has a valid work permit. Therefore, compliance with Swiss posting law, including liability, is the joint responsibility of the HR managers on both sides.
In practice, we see many different sanctions such as fines, but also entries on the "black" SECO list, which means that the employer is blocked from further work permits in Switzerland for at least one year. Fines are the most common sanctions and are imposed based on the employee's salary, so it can be a very high amount depending on the management level of the posted worker.
That's why the golden rule applies: compliance in Switzerland costs less than taking the risk of possible violations.
Geschäftsreisende & Entsandte – Arbeitsmarktkontrollen in der Schweiz
Laut den neuesten Berichten der Schweizer Behörden werden Entsendungen aus dem Ausland in die Schweiz am stärksten in Bezug auf Compliance untersucht und kontrolliert. Daher ist dieses Thema ein wichtiger Aspekt bei Geschäftsreisen in die Schweiz und ein guter Grund für Personalverantwortliche, sich darüber zu informieren, welche Aspekte bei einer Entsendung in die Schweiz zu berücksichtigen sind.
In der Regel findet beim Schweizer Kunden eine Kontrolle der Arbeitsmarktbehörde statt, d.h. der Inspektor der Schweizer Arbeitsmarktbehörde geht persönlich in die Büros (oder weitere, angegebene Lokalitäten bspw. im Meldeverfahren) und prüft alle Akten für die im Unternehmen tätigen Ausländer.
Der Arbeitsmarktinspektor wird vor allem prüfen, ob:
- eine Arbeitsbewilligung eingeholt ist und sie aktenkundig ist. - Wir empfehlen unsere Kunden deshalb, eine Kopie der getätigten Meldung oder der erhaltenen Arbeitsbewilligung dem Schweizer Kunden bzw. Einsatzbetrieb weiterzuleiten.
- der Schweizer orts- und branchenübliche Mindestlohn bezahlt wird. - Der Arbeitsinspektor wird ausdrücklich einen Zahlungsnachweis verlangen, worauf ersichtlich ist, wie vielder Geschäftsreisende während der Entsendung in die Schweiz verdient (hat). Bekanntlich sind damit die Lohnabrechnungen samt Zahlungstransaktion gemeint. Wenn diese nicht vorhanden sind, müssen diese nach den Inspektionen vorgelegt werden.
- die zwingenden Vorschriften des Schweizer Arbeitsrechts eingehalten werden; vor allem in Bezug auf die Arbeitszeiten, die Feiertage, die Ansprüche auf Überstunden, Arbeiten am Wochenende, Nachtarbeit, etc. - Es besteht eine gesetzliche Dokumentationspflicht in der Schweiz, insbesondere in Bezug auf die effektiven Arbeitszeiten, so dass der Inspektor grundsätzlich vom ausländischen Entsendebetrieb die Arbeitsrapporte verlangt. Wenn die Arbeitszeiten nicht erfasst sind, wird dies in den meisten Kantonen (vor allem im Kanton Tessin) sanktioniert. Eine Busse zwischen CHF 400 und 600 ist üblich.
- die sozialversicherungsrechtliche A1-Bescheinigung für entsandte Personen vorhanden ist. - Es ist zwingend erforderlich, dass alle entsandten Arbeitnehmer während der Entsendung in die Schweiz sozial- und krankenversichert sind. Das ist ein Produkt der EU-Entsenderichtlinien, die durch das Schweizer Entsendegesetz und die Entsendeverordnung vorgeschrieben und umgesetzt wird. Je nach Herkunftsland sind die Fristen der Ausstellung sehr lang, deshalb sind unter anderem die A1-Bescheinigungen bzw. Entsandten-Bescheinigung für Grossbritannien bereits vor Beginn der Entsendung für alle Entsandte einzuholen.
- ·die Entsendespesen für die effektiven Schweizer Arbeitstage durch den ausländischen Arbeitgeber (Entsendebetrieb) übernommen werden. - Es ist mittels Transaktionsbelegen nachzuweisen, dass die Erstattung der Auslagen für Reise, Unterkunft und Verpflegung stattgefunden hat. Diese Rückerstattung von Spesen ist auch dadurch nachweisbar, dass diese Positionen auf der Lohnabrechnung separat verbucht werden oder wenn die Auszahlung mittels separater Transaktion erfolgt. Wichtig ist, dass das ausländische Unternehmen diese Aspekte belegen kann, unabhängig davon, ob mittels Lohnabrechnung oder Banktransaktion. Meistens verlangt der Arbeitsinspektor zum Vollbringen des Nachweises beides.
Zudem müssen die folgenden Unterlagen vorgelegt werden:
- Arbeitsvertrag zwischen dem ausländischen Arbeitnehmer und dem ausländischen Unternehmen. - Sollte ein solches Dokument fehlen, werden weitere Belege in dieser Hinsicht wie beispielsweise eine unterschriebene Arbeitsofferte (z.B. «Offer Letter») akzeptiert.
- Projektvertrag mit dem Schweizer Kunden und gestellte Rechnungen. - Sollte ein solches Dokument fehlen, werden weitere Belege in diesem Zusammenhang wie die Bestellung, die Auftragsbestätigung per E-Mail oder eine unterschriebene Offerte akzeptiert.
- persönliche Dokumente des ausländischen Arbeitnehmers wie Pass, ID, Lebenslauf, Kopie der Diplome zwecks Berechnung des Schweizer Mindestlohns.
Wenn der Inspektor der Schweizer Arbeitsmarktbehörde einen Verstoss gegen das Entsendegesetz, das Ausländer- und Integrationsgesetz und/ oder gegen das schweizerische Arbeitsrecht feststellt, erfolgt in der Regel nur eine Abmahnung, sofern es sich um den ersten Verstoss handelt. Eine Verletzung gegen die Dokumentationspflicht wird in der Regel immer gebüsst.
Es liegt zum einen in der Verantwortung des Arbeitgebers im Ausland, die schweizerischen Vorschriften im Allgemeinen einzuhalten, und zum anderen in der Verantwortung des Auftraggebers in der Schweiz, dass der Arbeitnehmer über eine gültige Arbeitsbewilligung verfügt. Die Einhaltung des schweizerischen Entsenderechts und damit verbundenen Haftungsfragen liegt daher in der gemeinsamen Verantwortung der Personalverantwortlichen beider Seiten.
Wir sehen in der Praxis viele verschiedene Sanktionen wie Geldstrafen, aber auch Eintragungen auf der schwarzen" SECOListe, was bedeutet, dass der Arbeitgeber für mindestens ein Jahr in der Schweiz für weitere Arbeitsbewilligungen gesperrt wird. Bussen sind die häufigsten Sanktionen und werden auf der Grundlage des Gehalts des Arbeitnehmers verhängt, daher kann es sich je nach Führungsebene des entsandten Arbeitnehmers um einen sehr hohen Betrag handeln.
Deshalb gilt die goldene Regel: Es ist kostengünstiger, in der Schweiz rechtskonform zu sein, als das Risiko möglicher Verstösse einzugehen.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.