Die teuersten Fehler bei internationalen Mitarbeitereinsätzen
Autorin: Friederike V. Ruch, CONVINUS
Internationale Mitarbeitereinsätze kosten ein Unternehmen in der Regel 2 bis 2.5 mal soviel als wenn lokal angestellte Mitarbeitende zum Einsatz kommen. In den meisten Unternehmen stehen nach wie vor die Kosten im Vordergrund und es wird noch nicht ausreichend auch der «Return on Investment» in den Mittelpunkt der Planungen und Entscheidungen gestellt.
Es gibt jedoch auch eine Reihe von Fehlern, welche einen internationalen Mitarbeitereinsatz noch teurer machen können. Auf einige dieser Fehler möchten wir im Nachfolgenden eingehen.
Mangelnde Durchsetzungskraft / ungenügende Abklärungen
In manchen Fällen werden Entsendungen vorgenommen, obwohl der Sachverhalt noch nicht genügend oder gar nicht abgeklärt wurde. Hierbei kommt es vor, dass man sich der Tatsache nicht bewusst ist, dass gewisse Abklärungen notwendig sind. So kommt es auch weiterhin öfters vor, dass bei bzw. vor einer Geschäftsreise von der Schweiz in einen EU-Mitgliedsstaat unterlassen wird, eine Entsandtenbescheinigung (A1 / CoC - Certificate of Coverage) einzuholen. Zudem muss je nach Einsatzland auch das Meldeverfahren («Posted worker notification») vorgenommen werden.
Dies ist auch ein Aspekt, der von den Unternehmen nicht immer berücksichtigt wird. Sei dies aus Unwissenheit oder weil man sich der Tatsache nicht vollkommen bewusst ist und daher dies nicht entsprechend überprüft.
Konkretes Beispiel aus der Praxis:
Ein Schweizer mit MBA-Abschluss und 20 Jahren Berufserfahrung wird für eine höhere Position im Aussendienst eingestellt. Da er unter anderem die Verantwortung für den US-amerikanischen Markt hat, ist er regelmässig in den USA tätig.
Auch nach mehreren Kontakten seitens der Personalabteilung hat er «keine Lust auf den ganzen Bewilligungskram». Die Reisen finden mit dem ESTA-Visum statt, obwohl ihm bewusst ist, dass dies nicht korrekt ist.
Bei der 6. Einreise in die USA wird er bei der Einreisekontrolle von der «U.S. Customs and Border Protection" über die Gründe und Zwecke seiner Aufenthalte befragt. Die Befragung macht ihn so nervös und unsicher, dass er zugibt, bei den letzten Einreisen ohne Arbeitsbewilligung in den USA gearbeitet zu haben.
Als Reaktion hierauf, verhängen die US-Behörden neben einer Busse auch eine zweijährige Einreisesperre für die gesamte Unternehmensgruppe. In dieser Zeit bricht das Geschäft in den USA in massiven Umfang ein, da die bestehenden Kunden nicht ausreichend bedient und kaum Neukunden gewonnen werden können.
Ein weiterer Aspekt ist ebenfalls, dass auch wenn die Abklärungen getätigt werden, das HR nicht immer über die notwendige Durchsetzungskraft verfügt und der Mitarbeiter sich über die Anweisungen hinwegsetzt. In der Praxis sehen wir das häufig im Zusammenhang mit der Einholung von Geschäftsreisevisa oder Arbeitsbewilligungen, bei denen auch der Mitarbeiter mitwirken muss.
Diesen beiden Punkten kann nur dadurch entgegengewirkt werden, wenn im Unternehmen das Bewusstsein geschaffen wird, dass «Compliance» nicht nur ein «Schlagwort» ist, sondern ein Unternehmensziel, welches es in jeglichen Unternehmensbereichen einzuhalten gilt.
Des Weiteren muss innerhalb des Unternehmens jedem bewusst sein, dass das Handeln einzelner Mitarbeiter über die gesetzlichen Regelungen hinweg, auch zu teils schwerwiegenden Konsequenzen auf Unternehmensebene führen kann und die Missachtung der Compliance-Vorschriften kein «Kavaliersdelikt» darstellt. Es
sollte ein klar definierter Eskalationsprozess aufgesetzt und implementiert werden, für den Fall, dass ein Mitarbeiter die Anweisungen des HR- bzw. der Global Mobility Abteilung nicht nachkommt
Aus Kostengründen agieren und «am falschen Ende sparen»
Eine Entsendung ist kostenintensiv, vor allem wenn man hierbei alle rechtlichen Aspekte berücksichtigt.
Konkretes Beispiel aus der Praxis:
Ein in der Schweiz ansässiges mittelständiges Unternehmen setzt im Rahmen der internationalen Expansion einen Prozess für Entsendungen auf und lässt die arbeits-, bewilligungs-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gegebenheiten für die relevanten Einsatzländer prüfen.
Im Rahmen dessen muss die Lohnbuchhaltung zum ersten Mal eine Expat-Payroll aufsetzen.
Um Honorare in Höhe von CHF 400 zu sparen, wird auf eine externe Überprüfung der ersten Abrechnung durch erfahrene Payroll-Experten verzichtet.
Einige Jahre später stellt sich bei der Rückkehr eines entsandten Mitarbeiters heraus, dass von Anfang an in der Payroll gravierende Fehler gemacht wurden. So müssen z.B. die Lohnabrechnungen für mehrere Jahre korrigiert werden und führen unter anderem zu komplizierten Ausgleichsberechnungen hinsichtlich der Steuern für den Mitarbeiter.
Die Kosten für die Korrekturen und Berechnungen belaufen sich auf CHF 30'000 und der Ärger bei den betroffenen Mitarbeitern, aber auch die Verunsicherung bei den zahlreichen aktuell entsandten Mitarbeitenden im Ausland, ist enorm.
Es empfiehlt sich gerade für das Aufsetzen einer Payroll, aber auch anschliessend für eine Überprüfung am Jahresende dies von erfahrenen Payroll-Experten, die im Kontext mit dem Ausland über die notwendige Expertise und langjährige Erfahrung verfügen, vornehmen zu lassen.
Damit wird sichergestellt, dass in beiden Ländern die richtigen Abgaben entrichtet werden. Häufig wird für das Aufsetzen einer Payroll externe Unterstützung eingeholt, jedoch danach aus Kostengründen auf eine Überprüfung zum Jahresende verzichtet. Dies kann zu «unschönen Ergebnissen» bzw. sehr negativen Überraschungen führen. Werden am Ende dadurch zu wenig Abgaben abgeführt, kann dies zu Nachzahlungen und Strafen führen. Gerade im Bereich Payroll sowie Steuern und Sozialversicherung kann dies auch noch nach Jahren kostenintensive Auswirkungen für das Unternehmen haben. Nicht zu unterschätzen sind auch mögliche Imageschäden im In- und Ausland, falls diese Vorfälle publik werden. In schwerwiegenden Fällen und insbesondere in Wiederholungsfällen, kann dies im Ausland auch zu einer Sanktionierung des kompletten Unternehmens bei Ausschreibungen für Staatsaufträge, wie es in der Vergangenheit in vor allem asiatischen Ländern der Fall war, führen.
Aus Kostengründen gewisse Abklärungen nicht zu treffen, oder sich die externe professionelle Unterstützung nicht zu holen, führt meistens zu weitaus höheren Kosten und im schlechtesten Fall zu möglichen schwerwiegenden Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen, wie im vorherigen Beispiel auch deutlich gemacht.
Mangelndes Verantwortungsbewusstsein & unklare Zuständigkeiten
Bei Entsendungen ist eine klare Definition der Verantwortlichkeiten für die verschiedenen Bereiche elementar.
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