A inovação é a chave para o progresso à medida que a Lenovo expande seu alcance global
O desafio
A Lenovo é uma das maiores e mais conhecidas fabricantes de hardware de computação do mundo. Ela agora opera em 190 países e, inevitavelmente, para um líder global desta dimensão, está sujeita a diversas regulamentações trabalhistas, incluindo as complexidades e riscos associados ao processamento de folha de pagamento. Para a Lenovo, a má gestão da folha de pagamento não se reflete apenas em funcionários insatisfeitos e no não compliance com as rígidas regulamentações, mas ao risco potencial de deterioração de sua reputação. Desta forma, à medida que a empresa continua expandindo sua presença globalmente, gerenciar e mitigar estes riscos é uma prioridade importante.
Maxine Gardner foi nomeada como Global Payroll Director da Lenovo em 2014, com o objetivo de garantir que o modelo global de folha de pagamento da empresa fosse o melhor dentro da categoria.
Quando assumi a função de folha de pagamento, a precisão geral era de cerca de 60% e, em alguns países, era de apenas 35%. Nenhum dos números era aceitável.
Maxine Gardner
Também havia preocupações relacionadas à pontualidade da folha de pagamento, que na época levava entre 15 e 21 dias para ser processada desde a data de fechamento da fatura até a data de pagamento.
"Uma das coisas mais importantes que fazemos como empresa é pagar todos os funcionários com precisão e pontualidade", afirmou Maxine. "Não se trata apenas de cumprir uma obrigação legal, é sobre respeitar nossos funcionários e permitir que eles consigam arcar com seus compromissos financeiros – para pagar hipotecas e aluguéis, e sustentar suas famílias. O lema da nossa equipe é 'pagamos pelos sonhos' e levamos isso a sério".
No entanto, com a folha de pagamento interligada a tantas outras funções corporativas, o impacto foi generalizado.
"Os dados da folha de pagamento são repassados a outros departamentos, o que significa prazos e responsabilidades internas", diz Maxine. "Se enviarmos dados imprecisos para o resto da organização, isso causará problemas que precisaremos despender tempo e esforços para corrigir. Isso afeta a eficiência de toda a empresa".
Uma análise da situação gerou alguns objetivos claros. "Queríamos criar uma operação de folha de pagamento realmente eficiente e flexível que nos permitisse fazer ajustes quando a empresa precisasse, como configurar rapidamente uma infraestrutura de folha de pagamento em um novo país, por exemplo", afirmou Maxine. "Queríamos que a automação nos ajudasse a depender menos da intervenção humana e, em última análise, queríamos atingir um estado de defeito zero. Isso também liberaria os membros da equipe para se concentrarem em iniciativas mais estratégicas".
A solução
Em 2018, Maxine e sua equipe embarcaram no processo de transformação do modelo e dos processos da folha de pagamento global da Lenovo, aproveitando a expertise interna e o suporte externo. Esta medida implicou na gestão interna da folha de pagamento para países com fábricas existentes e os recursos necessários para lidar com complexas estruturas de folha de pagamento, incluindo cálculos de remuneração por hora. Para todos os outros países, Maxine optou pelo modelo terceirizado. Após uma avaliação geral sobre os fornecedores, a Lenovo expandiu sua parceria existente com a TMF Group para fornecer serviços de folha de pagamento consolidada.
A TMF Group trabalha com a Lenovo desde 2011 e, em 2016, fornecia suporte para a folha de pagamento em 14 países na Ásia-Pacífico e na América Latina. No início do processo de transformação, cerca de 2.300 funcionários globais da Lenovo receberam seus pagamentos através do sistema de folha de pagamento da TMF Group.
"A TMF Group provou ser o parceiro que precisávamos para padronizar globalmente nossos serviços de terceirização de folha de pagamento. A empresa possui um excelente roadmap tecnológico, capacidade de entrega em quase todos os locais e processos vigentes para processar a folha de pagamento pontualmente. Estamos muito confiantes com relação à sua capacidade de entrega", afirmou Maxine.
A plataforma tecnológica de ponta da TMF Group é a base para o serviço padronizado e totalmente gerenciado de folha de pagamento da Lenovo e está totalmente integrada ao Workday, o sistema HRIS da Lenovo.
A integração ajudou a otimizar as atividades da equipe de Maxine e dos funcionários da Lenovo. Por exemplo, em países com mais de 50 funcionários, os holerites e a documentação fiscal são importados ao Workday para que funcionários acessem estes documentos em um só lugar.
O sistema também oferece à Lenovo um aprimoramento da segurança na troca de dados. "Acompanhamos quais dados e documentos da folha de pagamento foram trocados entre a TMF Group, a Lenovo e os funcionários", disse Maxine. "A privacidade de dados é uma questão global e nossas equipes de segurança e privacidade se sentem mais confiantes com a implementação do sistema da TMF Group".
É importante ressaltar que a TMF Group também foi capaz de fornecer suporte à jornada de crescimento internacional da Lenovo. "Não podemos melhorar a performance em um local e sermos incapazes de manter o controle em outros. Precisamos estar em compliance com todas as respectivas regras locais e oferecer uma ótima experiência para os funcionários em todos os lugares onde operamos", afirma Maxine. "A TMF Group foi a escolha perfeita".
A TMF Group agora processa a folha de pagamento de 11.300 funcionários da Lenovo em 55 países e, sempre que solicitado, disponibiliza experts fluentes nos idiomas locais e com expertise em questões e regulamentações sobre a folha de pagamento local.
Nos últimos dez anos, a Lenovo também continuou sua expansão através de aquisições. A TMF Group desempenhou uma função importante na superação das complexidades envolvidas, especialmente quando a integração internacional ou multijurisdicional foi necessária.
"Todos conhecemos as histórias de integrações de sistemas e padronização de processos entre empresas recentemente associadas que impedem aquisições bem-sucedidas, e eu estava determinada a fazer com que a folha de pagamento não fosse um obstáculo tão grande", afirmou Maxine.
Os experts da TMF Group nos ajudaram a configurar a folha de pagamento para nossas entidades criadas após a transação de maneira rápida e eficiente. Eles se adaptam de acordo com a necessidade da Lenovo. Quando descubro que adquirimos uma nova empresa e precisamos que seus funcionários sejam pagos dentro de alguns meses, sei que podemos fazer isso com a TMF Group.
"A TMF Group se tornou mais do que apenas um fornecedor de folha de pagamento para nós; eles são um verdadeiro parceiro de negócios", continua Maxine. "O Account Director e o Client Service Director são como extensões de nossa equipe. Mantemos conversas estratégicas regulares onde discutimos não apenas a folha de pagamento, mas também nossos planos de expansão, possíveis melhorias operacionais e a estratégia geral de negócios. Ter acesso à expertise e aos insights globais da TMF Group nos permite tomar decisões mais informadas e lidar com as complexidades da folha de pagamento internacional com confiança. Com relação ao futuro, estamos confiantes de que esta forte parceria continuará sendo um impulsionador essencial de nosso crescimento e sucesso internacional".
Os resultados
Ao terceirizar serviços essenciais de folha de pagamento, a Lenovo alcançou os seguintes resultados:
- A pontualidade da folha de pagamento foi reduzida para um período de 12 a 15 dias, economizando cerca de 175 dias de processamento de folha de pagamento por ano.
- A precisão da folha de pagamento agora é de 99,9%.
- A TMF Group agora fornece processamento de folha de pagamento para aproximadamente 11.300 funcionários da Lenovo distribuídos em 55 países.
À medida que a TMF Group continua inovando na área de folha de pagamento, Maxine acredita que continuará aprimorando a experiência dos funcionários da Lenovo. "Somos um departamento inovador de folha de pagamento e queremos continuar evoluindo", afirmou Maxine. "À medida que a TMF Group continua melhorando sua plataforma, estamos analisando o que poderemos fazer no futuro".
LENOVO é uma marca registrada da Lenovo.
Sobre a Lenovo:
A Lenovo Group Limited é uma empresa multinacional de tecnologia especializada em design, fabricação e comercialização de produtos eletrônicos, computadores pessoais, software, soluções comerciais e serviços relacionados. Está classificada em 217º lugar na Fortune 500 (em 2024) e está sediada em Pequim e na Carolina do Norte. A empresa com receitas de US$62 milhões emprega 77.000 pessoas em todo o mundo e está focada em fornecer a "tecnologia mais inteligente para todos".
- Serviços prestados pela TMF Group: Folha de pagamento e RH
- Jurisdições atendidas: Alemanha, Arábia Saudita, Austrália, Azerbaijão, Bélgica, Bulgária, Cazaquistão, Chile, Colômbia, Croácia, Dinamarca, Egito, Emirados Árabes Unidos, Espanha, Eslovênia, Estados Unidos, Filipinas, Finlândia, França, Geórgia, Grécia, Holanda, Hong Kong, Hungria, Índia, Indonésia, Irlanda, Israel, Itália, Lituânia, Macau, Malásia, Marrocos, Nova Zelândia, Nigéria, Noruega, Paquistão, Peru, Polônia, Portugal, Quênia, Reino Unido, República Tcheca, Romênia, Rússia, Sérvia, Singapura, Suécia, Suíça, Tailândia, Taiwan, Turquia, Ucrânia, Venezuela, Vietnã
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