员工在日常履职过程中发生虚假报销，是老生常谈的典型违纪行为。根据对用人单位规章制度的观察，虚假报销违纪行为因涉及员工诚信及企业财务安全，用人单位对此往往持零容忍态度，即员工有该等违纪行为的，无论所涉金额高低，均构成可立即解除劳动合同的严重违纪行为。但另一方面，根据对司法案例的观察，即便用人单位有明确的"零容忍"违纪条款，在评议员工的违规报销、虚假报销是否属于可立即解除的违纪行为时，裁审部门仍然会多维度地综合判断员工的恶意性以及行为的严重性，通常会从报销金额、次数、持续时间、主观恶意性、报销款项实际用途、用人单位的报销管理模式等方面对解除合法性进行综合判断和认定。
一、对于"虚假报销"的认定
根据对劳动争议案件中虚假报销行为模式的梳理，我们可以发现，虚假报销的违纪行为要达到可以立即解除劳动合同的程度，往往需要证明报销中确实存在弄虚作假，如报销事由/费用实际并不存在，而不仅仅是简单的对流程的违反。常见的虚假报销表现形式有：提交代票以报销单位不允许报销的费用、编造报销事由、夸大费用金额、报销私人费用等，在司法案例中这类违纪情形往往因员工存在欺诈、骗取报销款之故意而更易被认定为严重违纪。
另外，有部分所谓虚假的报销可能涉及确有因公发生费用但报销事由存在虚报的情形，如报销事由、报销金额、报销票据中可能仅有一项存在虚假信息。笔者倾向于认为，报销事由、报销金额、报销费用中有一项存在弄虚作假的情况，即可构成虚假报销。以典型案例为例来说明，员工让下属代自己进行费用报销，以此达到自己审批自己的费用报销、绕过主管审批的流程。该等代报行为使得员工的报销实质上并未经过任何审批，且下属填报的报销事由在报销费用支出人员、事由上也均存在虚假，结合员工有绕过审批之故意，因此尽管用人单位可能无法证明所报销的费用是否实际并未发生或费用不应得到报销，笔者认为该等情况可构成"虚假报销"。又如企业往往会在报销制度中设置诸如宴请餐标之类的报销额度上限，员工有义务在额度内进行因公支出。部分员工为了规避额度审查，可能会采用拆分报销的方式申报费用，在该等情况下，虽员工确实因工作原因支出了相应报销款项，但该金额已超过用人单位同意承担的上限，员工仍然是通过虚构多次宴请以骗取公司承担费用，该等情况下也应构成"虚假报销"，达到严重违纪可立即解除劳动合同的程度。但需要注意的是，相较于员工未有实际支出而以虚假报销"获取私益"的情况，员工在这类违纪事项中"敛财"获得直接利益的恶意性并不大，裁审部门对于员工恶意性的认定又有自由裁量权，可能需要进一步结合后续第2）点中提及的频次和金额等综合判断立即解除的合法性。
而员工仅仅是违反公司报销流程，如因公行程信息填报不全、费用类型申报有误导致未经严格的审批流程等，若用人单位无法进一步证明存在"虚假报销"的，则不宜认定为严重违纪，建议用人单位根据规章制度作出较轻的纪律处分。
二、对于"虚假报销"的处理
对于确实存在"虚假"成分的报销行为，用人单位在处理时也需要注意：
1、费用报销不合理不等于虚假，用人单位有证明报销事由/费用实际
不存在的举证责任
由于大部分涉及报销的违纪行为都发生在报销已被实际审批之后，此时用人单位发现费用存疑虽仍有与员工进一步调查核实的权利，但根据劳动争议案件举证责任的分配，用人单位应负有举证责任证明报销事由/费用实际并未或不可能发生，而不能仅以费用发生不合理而推定员工存在虚假报销。常见的举证方式一般有员工的自认、报销事由与员工的实际履职情况存在冲突（如费用发生与出差情况矛盾）、费用票据的商家的确认等。
举例说明，公司发现员工一天报销了五顿餐饮费用、周末有宴请费用、无法提供电子支付凭证、花销远高于商户人均消费等，认为员工不可能一天吃五顿正餐、在周末进行宴请、或现金支付、在小餐馆吃出人均五、六百元的费用，进而认定员工虚假报销。但需要注意的是，不合理不一定代表不真实，由于涉及劳动合同的解除，裁审部门对用人单位的举证要求很高，无法仅依据存在"不合理"就认定员工"虚假"报销，员工也往往会辩称当天就是请了五个不同的客户、客户只有周末有时间、习惯使用现金、小餐馆有海鲜等贵价菜等。该等情况下，用人单位应还应与报销员工做进一步的核实调查，要求员工说明情况，复查员工的工作、出差行程等，判别是否与费用发生地存在矛盾，同时在可能的情况下与宴请人员、商户做进一步的确认和证据收集，以切实证明该等宴请实际并不存在或却有"虚假"成分，而不仅仅是"不合理"。再以常见的连号发票为例，员工提交在不同的行程中提交了出租车连号发票，尽管根据乘坐出租车、打印发票的常识，该等对应时隔数月的不同行程、不同车号的出租车发票不可能是真实行程产生的，但在案例中也可看到，部分裁审部门也因没有直接证据证明发票虚假、行程虚假而认定公司举证不足。在这类案件中，笔者也建议用人单位可以相应做进一步的调查，如向税务机关查证出租车发票流向、向发票显示的出租车公司调取发票、行程不存在的相关证明等。
2、员工发生虚假报销的频次/金额
尽管用人单位在制定规章制度时对于虚假报销持零容忍态度，但考虑到员工报销在工作中时常发生但每次金额并不会很大，存在虚假报销故意以骗取报销款的员工往往会持续性地通过该等方式"敛财"，因此如果仅发生一次，则员工具有获取私益的故意的可能性会大大降低，且此种情形亦可能存在合理解释，如商家提供了虚假发票、员工在报销时无意间提供了错误票据或记错费用发生原因等。因此，建议用人单位在发现员工存在虚假报销时可进一步核实下员工是否有持续性的违纪行为，并与员工进行沟通，对费用是否实际发生以及员工是否有合理解释作进一步确认。
3、用人单位是否已尽到审核之职
由于企业的报销流程往往会流经主管审批、财务审批等多项环节，而若单位认为员工的"虚假"情形是显而易见的，如在同一份报销中出现同一日的多地宴请、明显连号发票贴在一起等，但主管、财务等审批人员却予以审批，则此时尽管员工的报销存在不合理，甚至票据可能不是真实的，但裁审部门在审判时可能会认为相关费用报销是经过主管审批同意的，主管确认员工可以在自己不出席的情况下宴请客户或者允许员工使用代票，也可能认为用人单位放任了违规报销的发生、日常疏于管理、未严格执行财务报销制度，从而认定公司不应事后严格要求员工，"秋后算账"。甚至在有些地区，裁审部门对于虚假报销案件的评议甚至采纳了""因此，如要对员工的虚假报销进行处理，用人单位就必须对此前为何进行审批作合理的解释，比如"虚假"非显而易见的，主管也受到了欺骗蒙蔽，或公司同样对有审批过失的人员进行了问责等。
4、关于虚假报销款项的追回
在虚假报销的处理中，由于报销经用人单位确认为虚假，员工本不应获得报销款，无论是从不当得利抑或欺诈所得的角度，理论上公司有权追回该等已实际支付的报销款。但在实际案件中，我们建议公司谨慎处理，尤其是从员工的其他应得款项中做扣回的情况。一方面，报销款和工资薪金收入并非同一性质的款项，法律也并未授权用人单位可在不同性质的款项上作直接抵扣，另一方面，虚假报销是用人单位自行作出的认定，在还未经过劳动争议裁审部门确认的情况下，擅自抵扣可能会造成其他的负面法律后果，如员工因此主张用人单位拖欠劳动报酬等。此外，虽对虚假报销的问责原因主要聚焦在员工的诚信问题上，并不强调给用人单位造成的实际损失，但在款项扣回后，裁审部门可能会对员工愿意配合退回款项、公司已无直接经济损失做酌情考量，认为在已经追回款项、员工也积极弥补损失的情况下，用人单位不必作出立即解雇的顶格处分。
三、对于"虚假报销"的预防
虚假报销行为会对企业资金的合理使用和财务管理的规范性造成实质损害，对虚假报销行为作出严肃处理只是公司的最后救济，公司可考虑从以下几方面进行优化，对该等常见的违纪现象进行干预预防，确保公司财务管理的规范和透明：
1、建立明确、详细的报销流程和制度并对员工进行送达、培训，明确报销范围、类别、标准、流程、各级审批权限、以及对于违规报销、虚假报销的认定标准、处分措施以及法律后果。
2、明确主管、财务在审批报销时的审核标准和义务，同时明确如未能履行审核之职所需要承担的失职责任。企业亦可对负有审批职责的主管进行培训，提醒在报销审查时的注意事项。
3、定期对报销情况进行内部审计，检查是否存在虚假报销行为。通过审计，可以及时发现和纠正问题，防止虚假报销行为的蔓延。
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
