Le 1er janvier 2024, la nouvelle politique administrative de l'Agence du revenu du Canada (l'« ARC ») (la « politique 2024 ») sur la détermination de la province d'emploi est entrée en vigueur. Cette politique administrative s'applique uniquement à la détermination de la province d'emploi aux fins des déductions du RPC/RRQ, de l'AE, du RQAP et de l'impôt sur le revenu. Cette nouvelle politique administrative intervient à un moment où, dans l'ère suivant la COVID, de nombreux employeurs se sont écartés de l'obligation traditionnelle de travailler au bureau et où de nombreux employés travaillent à domicile.
Il importe de déterminer la « province d'emploi » de l'employé lorsqu'un employeur verse des revenus d'emploi (p. ex., des traitements, des salaires ou des commissions) pour que l'employeur puisse prélever les retenues à la source provinciales appropriées.
Le présent article traite de la manière dont les employeurs ont déterminé dans le passé la province d'emploi des employés et de l'incidence de la politique de 2024.
1. Employés qui se présentent au travail
En règle générale, si un employé se présente à un seul établissement de l'employeur, sa province d'emploi est celle où est situé cet établissement. L'ARC indique que l'employé n'est pas tenu de se présenter à cet établissement pour une durée minimale et que l'établissement n'a pas besoin d'être un lieu physique permanent. À ces fins, l'ARC considère que l'établissement d'un employeur peut être tout emplacement au Canada que l'employeur possède ou loue, où les employés se présentent au travail ou d'où ils reçoivent leur paie. Ainsi, le bureau à domicile d'un employé ne serait normalement pas considéré comme un « établissement » d'un employeur.
Lorsqu'un employé se présente à plus d'un établissement de l'employeur, sa province de travail est celle dans laquelle est situé l'établissement de l'employeur où il passe le plus de temps (si l'employé se présente à chaque établissement pour la même durée, sa province d'emploi est celle dans laquelle est situé l'établissement de l'employeur où il a travaillé en dernier).
2. Employés qui travaillent à distance
Habituellement, lorsqu'un employé n'est pas tenu de se présenter physiquement au travail à l'« établissement » d'un employeur, il est réputé selon l'ARC, aux fins de revenus qui constituent un traitement, un salaire ou une commission, se présenter au travail à l'établissement de l'employeur à partir duquel sa rémunération est versée. Selon l'ARC, en règle générale, il s'agit de l'établissement qui engage réellement la dépense d'employé (c'est-à-dire, celle aux fins de la déclaration de T2) ou l'emplacement du service de paie de l'employeur ou des documents de paie.
Toutefois, selon la nouvelle politique administrative de l'ARC, un employé qui n'est pas tenu de se présenter au travail sera néanmoins considéré comme se présenter au travail dans un établissement de l'employeur (i) s'il a conclu une « entente de travail à distance à temps plein » avec l'employeur (c.-à-d. une entente temporaire ou permanente à l'égard duquel l'employeur lui demande ou permet d'exécuter ses tâches à distance à temps plein (100 %) et (ii) qu'il est raisonnable de le considérer comme « ayant un lieu de travail désigné de l'employeur » (c'est-à-dire, qu'il se présenterait physiquement au travail pour exercer les fonctions liées à son emploi dans cet établissement, s'il n'y avait pas eu d'entente de travail à distance à temps plein. Parmi les indicateurs pertinents à prendre en considération afin de déterminer si un employé peut raisonnablement être considéré comme « ayant un lieu de travail désigné de l'employeur » sont : l'établissement où l'employé assiste ou assisterait à des réunions en personne (peu importe le type de communication), l'établissement où il reçoit ou recevrait des documents ou de l'équipement liés au travail, ou des instructions et de l'aide connexes, l'établissement où il se présente ou viendrait en personne pour recevoir des instructions de son employeur concernant ses fonctions (peu importe le type de communication), l'établissement qui est responsable de lui ou le supervise (comme cela est indiqué dans ses ententes contractuelles avec l'employeur) et l'établissement dont l'employé relèverait selon la nature des fonctions qu'il exerce.
L'ARC indique qu'une détermination raisonnable de la désignation fondée sur les indicateurs pertinents doit être appuyée par les faits pertinents applicables à la situation de l'employé et que cette détermination ne peut pas être utilisée pour éviter les retenues à la source ou les cotisations de l'employeur dans une province donnée. De plus, si un employé peut raisonnablement être considéré comme ayant plus d'un lieu de travail désigné de l'employeur, les mêmes indicateurs devraient être utilisés pour déterminer avec quel établissement l'employé peut raisonnablement être considéré comme ayant des liens plus étroits. Si un employé ne se présente pas dans un établissement et qu'il n'est pas raisonnablement considéré comme ayant un lieu de travail désigné de l'employeur, sa province d'emploi continue d'être celle où est situé l'établissement de l'employeur à partir duquel sa rémunération est versée.
Si l'employé travaille au Canada, mais que l'employeur n'a pas d'établissement au Canada, l'emploi est considéré comme étant au Canada, mais au-delà des limites d'une province ou d'un territoire. Dans cette situation, aucun formulaire provincial et territorial TD1 n'est requis.
3. Qu'en est-il du Québec?
La politique de 2024 de l'ARC indique qu'elle s'applique à la détermination de la province d'emploi aux fins des déductions du RPC, de l'AE, du RRQ, du RQAP et de l'impôt sur le revenu. Il importe de souligner que Revenu Québec a publié une politique administrative semblable le 14 novembre 2023, avec prise d'effet le 1er janvier 2024. Cette nouvelle politique administrative s'applique aux retenues à la source de l'impôt sur le revenu du Québec, des cotisations au RRQ, au RQAP, au Fonds des services de santé et au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d'Suvre ainsi que des cotisations relatives aux normes du travail (les « retenues et cotisations du Québec »).
Cette nouvelle politique administrative prévoit qu'un employeur sera tenu d'effectuer les retenues du Québec et de payer les cotisations du Québec si (i) l'employé se présente au travail à un établissement de son employeur situé au Québec ou (ii) l'employé n'est pas tenu de se présenter au travail à un établissement de son employeur (situé au Québec ou ailleurs) et que son salaire est versé à partir d'un établissement de l'employeur situé au Québec.
À l'instar de la nouvelle politique administrative de l'ARC, Revenu Québec indique que si un employé ne se présente pas physiquement au travail à un établissement de son employeur, il sera considéré comme se présentant au travail à un établissement de son employeur s'il est « rattaché » à cet établissement. Un employé est rattaché à un établissement si (i) une entente temporaire ou permanente a été conclue afin de lui permettre de travailler à distance à temps plein et (ii) il peut raisonnablement être considéré comme étant rattaché à un établissement de son employeur (les critères pour déterminer si un employé est considéré comme étant rattaché à un établissement de l'employeur sont les mêmes que ceux prévus par la politique administrative de l'ARC qui est précédemment mentionnée).
4. Conclusion
Il est important de revoir vos politiques sur la paie afin qu'elles respectent la nouvelle politique administrative de l'ARC sur la détermination de la province d'emploi. Il est recommandé aux employeurs de se demander s'il convient d'adopter une entente de travail à distance à temps plein pour les employés qui ne se présentent pas à leurs établissements.
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