La fecha límite de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 relativa a la denuncia de irregularidades (Whistleblowing, en inglés), se acerca rápidamente. La Directiva tiene por objeto establecer un nivel mínimo de protección para quienes denuncian irregularidades en el ámbito del Derecho de la Unión Europea. Todos los Estados miembros de la UE deben incorporar la nueva normativa a su legislación nacional a más tardar el 17 de diciembre de 2021.
A menos de dos meses de la fecha límite para la aplicación de la nueva Directiva de la UE, es fundamental que las organizaciones del bloque establezcan procesos internos en materia de whistleblowing para cumplir los nuevos requisitos, o que busquen la ayuda de un proveedor de servicios que pueda asegurar de que se aplican los procesos internos correctos.
Antes de la fecha límite del 17 de diciembre, los Estados miembros deben:
- Hacer que las empresas con 250 empleados o más, o con una facturación de 10 millones de euros o más al año, implementen un sistema de whistleblower (las empresas de entre 50 y 249 empleados sólo tienen un plazo de 24 meses más para aplicarlo).
- Hacer que las instituciones públicas, las autoridades, así como los municipios con una población de 10.000 habitantes o más, implementen un sistema de denuncias.
- Crear o designar una autoridad competente, en caso de que una organización no gestione una denuncia whistleblower.
- Proporcionar una amplia gama de protecciones legales y financieras para los denunciantes.
- Invalidar los acuerdos de no divulgación en relación con los casos de denuncia de whistleblo-wing.
Whistleblowing: los aspectos básicos
Derechos
Todas las personas que trabajan en una organización tienen derecho a realizar una denuncia. Esto incluye a los empleados, tanto temporales como permanentes, así como a los directores y accionistas, por ejemplo. Algunas terceras partes también tienen derecho a informar, como los antiguos empleados, los contratistas y los proveedores.
Confidencialidad
Se requiere un marco de información confidencial y la persona que hace la denuncia debe saber a quién se la presenta. Las empresas deben designar a una "persona o departamento imparcial" responsable del seguimiento de las denuncias. Se debe acusar recibo de una denuncia en un plazo de siete días y responder con un "seguimiento" adecuado (se considera razonable un plazo de tres meses desde el acuse de recibo). Se requiere la aprobación del denunciante para que su identidad sea revelada a personas distintas a quienes recibieron la primera denuncia.
Canales
La Directiva exige un sistema que cumpla con GDPR y que además sea seguro. La empresa debe proporcionar a los empleados información comprensible y de fácil acceso sobre las posibilidades de realizar informes internamente, así como a las autoridades competentes externas, instituciones, organismos u otras entidades.
Elección
Además de la práctica anterior, los denunciantes deben tener la posibilidad de elegir los canales a través de los cuales realizar su primera denuncia, con el fin de resguardar su anonimato. En este sentido, es importante que una empresa haya establecido los mecanismos que den a las personas la confianza necesaria para realizar una denuncia interna, sin temor a represalias. Aconsejamos a las organizaciones que permitan la denuncia anónima a través de una plataforma para generar confianza.
Documentación
Recomendamos asegurarse de que las investigaciones sean un proceso sólido y documentado, que sea auditable y que se lleve a cabo de manera oportuna. Se aconseja establecer un proceso claro, fácil de seguir y visible.
Enfoque en Alemania
En Alemania, la protección de los denunciantes todavía se considera inadecuada en comparación con las normas establecidas por la Directiva. En la actualidad, sólo existe una normativa nacional sobre la protección de los denunciantes en el sector de los servicios financieros y sobre la protección de los secretos comerciales.
El 11 de diciembre de 2020, el gobierno alemán elaboró un proyecto de ley general sobre la protección de los denunciantes que va intencionalmente más allá de los requisitos de la Directiva. El objetivo general es llegar a un acuerdo antes del 17 de diciembre, fecha en la que finaliza el periodo de aplicación de la Directiva. Sin embargo, tras las elecciones federales de septiembre, y las negociaciones en curso del gobierno de coalición, sigue siendo una incógnita si la transposición de la Directiva a la legislación alemana tendrá lugar antes de la fecha límite.
Manuela Reintgen, Directora de Desarrollo de Negocios de TMF Alemania, comenta: "Las pequeñas y medianas empresas (PYME) se encuentran todavía en una fase muy temprana de la implementación de un proceso de denuncia de irregularidades que cumpla los requisitos del inminente reglamento. Actualmente, sólo una de cada siete empresas alemanas está haciendo los preparativos".
Por lo tanto, se recomienda que todos los empresarios se preparen para implementar un sistema de whistleblowing que, como mínimo, cumpla los requisitos estándar de la Directiva, a la espera de más información del gobierno de coalición sobre el proyecto de ley general.
Marc Pruem, Director de Servicios de Mercado de Capitales de TMF Group, menciona: "El último informe sobre whistleblowing, titulado 'Whistleblowing Report 2021: Un estudio exhaustivo sobre whistleblowing en las empresas europeas', muestra que una de cada tres organizaciones ha denunciado un comportamiento ilegal o poco ético en el último año, es decir, una violación de su propio código de conducta. Mejorar el cumplimiento y proteger a las organizaciones de represalias financieras o legales, como consecuencia de este comportamiento, será de suma importancia en el futuro".
Y añade: "TMF Group puede ayudar a mitigar la complejidad de la aplicación de procesos de whistleblowing racionalizados y, al actuar como funcionario imparcial de whistleblowing, puede generar confianza en los esfuerzos de la empresa por proteger adecuadamente los derechos de los empleados".
TMF Alemania: Servicios de whistleblower
TMF Alemania ha creado un servicio de whistleblowing, que incluye una plataforma en línea, una política en materia de whistleblowing y un funcionario imparcial para ayudar a las empresas con sede en Alemania a cumplir los requisitos de la Directiva. Esta combinación garantiza que los empleados puedan presentar sus denuncias de forma anónima y seguir el progreso de su presentación, desde que se asigna en el sistema, hasta su conclusión.
TMF Alemania tiene la capacidad de:
- Actuar como proveedor de tercerización de una cartera de servicios en materia de cumplimiento normativo.
- Ser el único punto de contacto para los servicios de whistleblowing, ocupándose de las denuncias no aplicables/no relevantes, y relacionándose con todas las partes interesadas cuando las denuncias sean relevantes.
- Evitar cualquier gasto administrativo adicional, cuando el personal ya es escaso.
- Actuar como un tercero imparcial, fuera de la estructura jerárquica del cliente, para garantizar la protección de los intereses del denunciante según la normativa.
Contáctenos
TMF Group cuenta con expertos regionales en materia de whistleblowing en Alemania y en todos los demás Estados miembros de la UE.
Si desea obtener más detalles sobre los servicios de whistleblower de TMF Group, póngase en contacto con nosotros hoy mismo y le ayudaremos a entender cómo afectará la Directiva a su empresa.
Originally published 19 Noviembre 2021
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