À venir : vérifications éclairs de l'équité salariale pour les employeurs de compétence fédérale

Au cours des dernières années, les employeurs fédéraux comptant 10 employés ou plus ont pris part au processus important,et exigeant, d'élaboration de leur plan initial d'équité salariale, comme l'exige la nouvelle Loi sur l'équité salariale (la « Loi »)¹ . De nombreux employeurs – particulièrement ceux non syndiqués – ont été en mesure de compléter et d'afficher leurs plans initiaux d'équité salariale avant la échéance du 3 septembre 2024. D'autres ont demandé et obtenu des prolongations de la part du Bureau de la commissaire à l'équité salariale (le « Bureau ») (voir notre bulletin pour plus de détails sur le processus de prolongation).

Les premières échéances étant passées pour la plupart des employeurs, le Bureau a récemment annoncé qu'il lancerait une « vérification éclair » afin de vérifier la conformité des employeurs à la Loi.

Dans cette mise à jour, nous passons en revue les renseignements fournis par le Bureau concernant son intention de procéder à de telles vérifications et comment les employeurs peuvent s'y préparer.

Introduction aux vérifications de l'équité salariale

Une vérification de l'équité salariale, résumée à sa plus simple expression, commence et se termine par une question simple : qu'avez-vous fait pour vous conformer à vos obligations en matière d'équité salariale? Selon la Loi, la Commission peut effectuer deux types de vérifications pour s'assurer du respect de la Loi : des vérifications internes et des évaluations de la conformité. Ces deux types de vérifications sont décrits ci-dessous :

1. Vérifications internes : Le Bureau peut ordonner à un employeur de mener une « vérification interne » et de fournir à la commissaire un rapport sur les résultats de la vérification². Lorsqu'une vérification interne est ordonnée, elle peut prendre l'une des deux formes suivantes. Une vérification « conventionnelle » est une vérification interne qui se concentre sur un employeur ou un agent négociateur et sur au moins une catégorie de vérification. En revanche, une vérification « horizontale » se concentre sur un secteur ou un sous-secteur et sur des catégories de vérifications spécifiques. Les vérifications horizontales portent sur des questions touchant de nombreux employeurs dans un secteur d'activité donné. La Loi ne dit rien sur le type de vérificateur (interne ou externe) auquel l'employeur peut faire appel pour effectuer une vérification interne. Toutefois, le Bureau a indiqué que les employeurs peuvent choisir la personne qui procédera à la vérification et qu'un consultant externe peut être sélectionné³. Il a aussi confirmé que les vérifications internes seront soumises à des mécanismes de contrôle visant à garantir l'intégrité de la vérification. Par exemple, les rapports devront être transmis au Bureau pour examen⁴. Si, au cours d'une vérification, un employeur apprend qu'il a contrevenu aux dispositions de la Loi ou du règlement visées dans l'ordonnance du Bureau, il doit indiquer ces manquements et les mesures qui ont été prises pour les corriger dans son rapport à la commissaire⁵.
2. Évaluations de conformité : Il s'agit d'une vérification menée par la commissaire concernant tout employeur ou agent négociateur⁶. L'évaluation de conformité porte bien son nom : son objectif est de veiller à la conformité à toutes les dispositions de la Loi ou de son règlement.

Vérification éclair : qu'est-ce que c'est? Une vérification éclair est un type d'évaluation de « conformité » menée par le Bureau et axée uniquement sur une ou deux exigences de la Loi et de son règlement. Selon le Bureau, une vérification éclair a les objectifs suivants :

• Garantir le respect de la Loi et du règlement.
• Veiller à ce que les employeurs soient conscients de leurs obligations en vertu de la Loi et les informer de ce qu'ils doivent faire pour s'y conformer.
• Promouvoir les outils et les publications du Bureau⁷.

Le processus de vérification éclair devrait comprendre les cinq étapes générales suivantes⁸:

1. Lettre de notification : Le Bureau avisera les employeurs qui ont été sélectionnés pour une vérification éclair. La lettre de notification comprendra des détails et des échéanciers concernant la vérification et les renseignements à fournir au Bureau à des fins d'examen.
2. Soumission des documents : L'employeur soumettra dans les délais prévus tous les renseignements demandés au Bureau à des fins d'examen. Le Bureau est encore en train de finaliser les détails opérationnels concernant le processus de vérification, notamment la question de savoir si les employeurs seront autorisés à faire des demandes de prolongation. Toutefois, il a confirmé qu'il avait l'intention d'adopter une approche « au cas par cas » pour traiter les demandes de prolongation.
3. Examen et évaluation : Le Bureau examinera tous les renseignements soumis par les employeurs sélectionnés et évaluera la conformité à la Loi.
4. Lettre : Le Bureau enverra une lettre à l'employeur pour lui faire part de ses conclusions concernant la vérification éclair.
5. Mesures correctives : Si une vérification éclair révèle une non-conformité à la Loi, des mesures correctives peuvent être prises par le Bureau, qui a indiqué que les sanctions administratives pécuniaires sont un outil qui peut être utilisé pour encourager la conformité, en plus d'autres outils comme la conformité volontaire et les ordonnances de conformité.

Le Bureau a confirmé que les premières vérifications éclairs qu'il effectuera porteront sur les deux exigences suivantes de la Loi et du règlement :

1. L'employeur a-t-il établi et affiché un plan d'équité salariale conformément à la Loi?
2. Les augmentations de rémunération, si elles sont dues, ont-elles été mises en Suvre conformément aux résultats du plan d'équité salariale et à la Loi ⁹ ?

Le Bureau a souligné que les critères de vérification comprennent l'affichage du plan d'équité salariale et la date d'affichage, ainsi que l'affichage du calendrier de versement des augmentations et la date à laquelle a eu lieu l'affichage. À noter que la vérification par le Bureau de la première exigence – à savoir l'établissement d'un plan d'équité salariale conformément à la Loi – pourrait être interprétée de manière très large ou plus étroite, selon l'approche que choisira le Bureau. Par exemple, il pourrait simplement demander une copie du plan ou il pourrait exiger des renseignements supplémentaires sur tous les éléments contenus dans le plan pour vérifier si la méthodologie appliquée est conforme à la Loi.

Se préparer à une première vérification éclair

Le Bureau a mentionné que les premières vérifications éclairs commenceraient à la fin du mois de mars 2025, mais il n'a pas encore confirmé de date exacte. Il a aussi précisé qu'il prévoyait effectuer les premières vérifications éclairs avant la échéance de remise des premières déclarations annuelles, soit le 30 juin 2025^10] (consultez notre bulletin pour obtenir plus d'informations sur le processus de déclaration annuelle).

Le Bureau a expliqué que les premières vérifications éclairs cibleront des employeurs qui n'ont pas reçu l'approbation d'une prolongation pour l'affichage de la version définitive de leur plan d'équité salariale. Il a explicitement indiqué qu'il n'avait pas l'intention de vérifier les employeurs qui ont obtenu un délai supplémentaire pour afficher leur plan d'équité salariale au cours de la vérification éclair, car il s'attend à ce qu'ils se concentrent sur le travail à accomplir pour établir leur plan d'équité salariale¹¹.

Afin de se préparer aux premières vérifications éclairs, les employeurs devraient penser à :

• Avoir en main des copies des affichages requis (p. ex., l'avis initial, l'avis sur l'ébauche du plan d'équité salariale, l'avis sur le plan définitif et l'avis d'augmentation de la rémunération), le plan initial d'équité salariale et les détails des endroits où les divers affichages ont été faits, pour s'assurer qu'ils sont prêts à être communiqués au Bureau s'il en fait la demande.
• Réunir les notes du comité d'équité salariale de l'employeur et d'autres documents à l'appui du travail sur le plan initial d'équité salariale, au besoin.

Si des difficultés potentielles surviennent au cours d'une vérifiation éclair, les employeurs devraient immédiatement communiquer avec un conseiller juridique pour trouver des solutions potentielles, sous le couvert du secret professionnel.

Prochaines étapes

À la suite de la première vérification éclair, le Bureau exigera des employeurs qu'ils effectuent des vérifications « internes ». Nous prévoyons obtenir plus de détails sur ces vérifications internes plus tard cette année ou l'an prochain¹² .

Nous continuerons de suivre l'évolution de la situation au fur et à mesure que le Bureau fera de nouvelles annonces sur le processus de vérification.

Footnotes

1 Loi sur l'équité salariale, L.C. 2018, ch. 27, art. 416.

2 Ibid., par. 120(1).

3 Bureau de la commissaire à l'équité salariale, « Une introduction aux vérifications de l'équité salariale : Présentation des vérifications aux parties prenantes » (21 novembre 2024).

4 Ibid.

5 Loi sur l'équité en matière d'emploi, L.C. 2018, ch. 27, art. 416., par. 120(4).

6 Ibid, par. 118(1).

7 Bureau de la commissaire à l'équité salariale, « Une introduction aux vérifications de l'équité salariale : Présentation des vérifications aux parties prenantes » (21 novembre 2024).

8 Ibid.

9 Ibid.

10 Ibid.

11 Ibid.

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