Dans le but de mieux faire face à la récession imminente, nous savons qu'un certain nombre d'entreprises se tourneront vers la technologie pour maximiser leur efficacité, réduire les risques et rationaliser leurs opérations. L'une de ces technologies concerne la gestion des contrats. Il s'agit de  l'une des technologies juridiques les plus utilisées par les services juridiques des entreprises. C'est aussi celle que la plupart des services juridiques souhaitent mettre à niveau ou dans laquelle ils comptent investir. 

Cependant, le processus de sélection et de mise en Suvre d'une solution de gestion des contrats (SGC) peut être une tâche colossale et s'avérer coûteuse, si les choses ne sont pas faites comme il se doit. Cela représente alors un risque accru étant donné la possibilité de ralentissement économique. 

Il est important de choisir la bonne solution pour en tirer le maximum d'avantages et éviter les risques. 

Avantages

Risques
  • Améliore l'efficacité, réduit les risques et diminue le temps de réponse.
  • Source d'intelligence économique mettant en évidence la valeur du service juridique. Permet d'obtenir des statistiques, des rapports et des alertes générés automatiquement.
  • L'accès aux données contractuelles clés permet de renforcer les capacités du service juridique et de l'entreprise et de favoriser la collaboration entre les divers services.
  • Une SGC dont la maintenance nécessite trop de temps de la part du service juridique ne peut qu'entraîner une diminution de l'utilisation ou l'abandon du système.
  • Une SGC surdimensionnée, compliquée, dotée de fonctionnalités dont l'équipe n'a pas besoin ou qu'elle ne comprend pas ne peut que ralentir les processus.
  • Une SGC qui ne peut pas être adaptée aux besoins évolutifs de l'entreprise est une perte de temps et d'argent.

Voici des conseils pratiques pour vous aider à faire le bon choix pour votre entreprise et simplifier les processus.

  1. Identifiez vos besoins 

Pour choisir la SGC la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise, vous devez d'abord identifier vos besoins. Vous devez notamment bien connaître vos flux de travail, vos processus, vos intervenants et vos utilisateurs finaux actuels. Cela vous aidera à répondre aux questions de fond (À quoi ressemble le succès pour vous? Quelles sont les caractéristiques indispensables et celles qui pourraient être utiles?) et à identifier les opportunités d'amélioration de votre processus. Vous pourrez ainsi identifier plus facilement les fonctionnalités de la SGC qui pourront vous aider à travailler plus efficacement. Par exemple, lorsque vous aurez identifié les tâches répétitives et manuelles qui représentent un fardeau pour votre équipe (à savoir, acheminement des contrats, échange de communications multiples, création et diffusion de rapports ou rédaction et négociation de contrats standardisés), vous serez plus à même d'évaluer quelles fonctionnalités de la SGC, telles que les flux de travail automatisés et l'automatisation des documents, sont indispensables et lesquelles seraient souhaitables.

  1. Tenez compte de vos besoins futurs 

Même si vous connaissez les besoins de votre entreprise, il peut être difficile d'anticiper comment ces derniers vont évoluer. Vous pouvez optimiser la valeur à long terme de votre solution en optant pour une SGC modulaire qui vous permettra de choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin aujourd'hui et vous donnera la possibilité d'ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure de l'évolution de vos besoins.

  1. Commencez petit, optez pour la simplicité et établissez une dynamique

L'objectif est d'obtenir une valeur à long terme avec votre SGC; c'est pourquoi il peut sembler contre‑intuitif de l'utiliser uniquement avec un nombre restreint de contrats ou d'utilisateurs, ou encore de n'utiliser que certaines des fonctionnalités clés. Cette approche peut toutefois vous permettre de mettre en place des mesures à effet rapide et d'accroître votre crédibilité auprès des utilisateurs en leur offrant les fonctionnalités simples dont ils ont besoin tout en veillant à ce qu'ils ne se sentent pas dépassés dès le départ. Une fois que les utilisateurs se sentiront plus à l'aise, vous pourrez ajouter de nouvelles fonctionnalités (voir la section Tenez compte de vos besoins futurs, ci‑dessus), et de nouveaux contrats et utilisateurs.

  1. Analysez les fonctionnalités et l'équipe

Bien qu'il soit primordial de sélectionner des fonctionnalités qui correspondent réellement à vos besoins, il est tout aussi important d'apprendre à connaître l'équipe de mise en Suvre du fournisseur. Comment va‑t‑elle vous aider? Connaît-elle les défis quotidiens liés à la gestion des contrats? Comprend-elle le problème qu'elle essaie de résoudre? Va-t-elle former vos utilisateurs? Les fournisseurs proposent souvent d'excellents produits, mais le développeur et l'utilisateur ne sont pas toujours sur la même longueur d'onde. Vous pourriez même avoir besoin d'un consultant externe ayant de l'expérience dans la mise en Suvre de SGC.

  1. Optez pour un engagement plus court incluant une clause de résiliation

Lorsque vous signez un contrat avec un fournisseur de SGC, il faut toujours savoir comment sortir du contrat si nécessaire. Le contrat peut notamment comprendre des droits de résiliation anticipée si vous n'êtes pas satisfait ou simplement une durée initiale plus courte. Vous devez également chercher à savoir comment le fournisseur vous aidera si vous décidez de migrer vers une autre SGC (p. ex., en vous aidant à transférer les données).

Évitez de vous laisser influencer par le concept de coûts irrécupérables. Si vous avez choisi une SGC qui ne vous convient pas, tirez‑en les leçons appropriées et envisagez d'acquérir une SGC correspondant mieux à vos besoins. Recommencer le processus d'acquisition n'est pas aussi difficile que de démarrer à zéro car vous aurez déjà une idée claire des erreurs à éviter et de ce dont vous avez besoin.

  1. Utilisez vos champions

L'utilisation de champions est courante dans la mise en Suvre de diverses technologies. Identifiez quelques‑uns de vos utilisateurs clés qui vont systématiquement adopter, aimer et promouvoir votre SGC. Aidez‑les à rester investis en leur permettant de contribuer au processus de sélection et de mise en Suvre de la solution.

  1. Appuyez-vous sur votre fournisseur de services juridiques

Optimisez l'expérience et les recherches de votre cabinet d'avocats à l'égard des produits offerts sur le marché. Souvent, les entreprises ont du mal à identifier leurs besoins tant qu'elles n'ont pas vu quelles sont les solutions disponibles. Et même dans un tel cas, il peut être difficile de savoir si une fonctionnalité précise sera utile ou pas jusqu'à ce qu'une personne expérimentée en ait fait la démonstration.

Le passage à une SGC peut être un processus complexe. Les équipes juridiques sont souvent trop occupées pour avoir le temps de mettre en Suvre des solutions pouvant leur faire gagner du temps. Demandez à votre cabinet d'avocats de vous aider à mettre en place votre solution.

Ultimement, demandez à votre cabinet d'avocats si vous pouvez avoir accès à une technologie de gestion des contrats basée sur le nuage dans le cadre de leurs services juridiques. Cela peut réduire le temps et la charge de travail liés à la mise en Suvre.

En conclusion

Il est primordial de trouver la solution qui correspond le mieux à vos besoins pour éviter que cette solution ne soit rapidement délaissée, mais aussi pour éviter de devoir gérer des complications inutiles pouvant se traduire en perte de temps et d'argent. Cela est essentiel pour optimiser les nombreux avantages liés à l'automatisation de certaines (ou de toutes) les étapes du cycle de vie des contrats, de la réception à la gestion post‑exécution. Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le sujet, veuillez communiquer avec  Jade Buchanan ou  Michele Siu.

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