6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") "Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması" başlıklı 9. Maddesinde yapılan değişiklik ile birlikte standart sözleşmeler, kişisel verilerin yurt dışına aktarımında veri sorumluları ve veri işleyenlerin başvurabileceği uygun güvencelerden biri olarak öngörülmüş ve yurt dışı aktarımlarına ilişkin üç aylık geçiş süreci ile birlikte 1 Haziran 2024 tarihi itibariyle yürürlüğe giren kanun değişikliği ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'in yayımlanması ile birlikte uygulamada oluşan belirsizliklerin giderilmesine yönelik bir ihtiyaç doğmuştur. Kişisel Verileri Koruma Kurumu bu ihtiyaca cevaben Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması Rehberi ("Rehber") yayınlamıştır. Rehber ile ilgili bilgi notumuzu inceleyebilirsiniz.
Kurum standart sözleşmeler ile ilgili son olarak Kurum'a iletilen standart sözleşmelerin incelenmesi neticesinde tespit ettiği ve dikkat edilmesi gereken hususlara ilişkin 05.02.2025 tarihinde bir kamuoyu duyurusu yayınlamıştır.
Söz konusu duyuruda öne çıkan hususlar özetle aşağıdaki gibidir:
- Standart sözleşmenin, aktarımın taraflarınca veya tarafları temsile ve imzaya yetkili kişilerce imzalanması zorunlu olup, tarafların birinin ya da her ikisinin geçerli imzasının bulunmaması halinde standart sözleşme geçerli olmayacaktır.
- Standart sözleşmede, aktarım tarafları veya tarafları temsile ve imzaya yetkili kişiler tarafından atılacak imzaların, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu'nun imzaya ilişkin düzenlemelerine uygun olması gerekmektedir. Buna göre imzanın, kişinin el yazısıyla atılması gerekmekte ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması gerekmektedir. Güvenli elektronik imza olmayan dijital imzalar kabul edilmemektedir.
- Standart sözleşmelerin yabancı dilde de akdedilmesi tarafların Türkçe sözleşme metni üzerinde imzalarının bulunması gerekmektedir. Standart sözleşmenin çift sütunlu olarak Türkçe ile diğer başka bir dilde düzenlenmiş olması halinde de taraf imzalarının Türkçe metinde de mutlaka bulunması gerekmektedir.
- Sözleşmenin tarafları adına standart sözleşmeyi imzalayan kişilerin temsile ve imzaya yetkili olduklarına dair tevsik edici belgelerin, standart sözleşme ile birlikte Kurum'a sunulması gerekmektedir. Bu belgelerde standart sözleşmeyi imzalayan kişilerin isimlerinin mutlaka yer alması gerekmektedir.
- Standart sözleşme metnindeki taraf isimlerinde eksiklik olmaması ve sözleşmeyi imzalayan kişilerin temsile ve imzaya yetkili olduklarına dair tevsik edici belgelerde yer alan taraf isimlerinin uyumlu olması gerekmektedir.
- Standart sözleşmenin, imzaların tamamlanmasından itibaren beş iş günü içinde fiziki olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ya da Kurum'un internet sitesinde yer alan Standart Sözleşme Bildirim Modülü kullanılarak bildirilmesi gerekmektedir. Bildirimin belirtilen sürede yapılıp yapılmadığına yönelik inceleme açısından, her iki tarafın da imza tarihini belirtmesi gerekmektedir.
- Sözleşmede taraflara ve irtibat kişisi ya da yetkili kişiye ait bilgiler eksiksiz şekilde yer almalıdır.
- KEP vasıtasıyla yapılan bildirimlerde sözleşme ve tevsik edici belgeler ileti ekinde gönderilmelidir. Fiziki ya da elektronik olarak gönderilen standart sözleşmenin sayfalarında eksiklik bulunmamalıdır.
- Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen belgelerde apostil şerhinin varlığı yeterli olacaktır. Ancak Lahey Sözleşmesine taraf olmayan ya da herhangi bir muafiyetten yararlanmayan ülkeler bakımından ise ilgili ülke makamları tarafından tanzim edilen belgelerin konsolosluk tasdik işlemlerinin tamamlanarak Kurum'a sunulması gerekmektedir.
- Kuruma sunulacak tevsik edici belgeler ile yabancı dildeki her belgenin, noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte sunulması gerekmektedir.
- Standart sözleşmede, aktarım taraflarının imzaları daha ileri bir tarihte tamamlanmış olmasına rağmen sözleşmenin geçmişe dönük olarak yürürlüğe gireceğine ibarelere yer verilmemelidir.
- Standart sözleşme metinlerinin, Kurul tarafından ilan edildiği şekliyle düzenlenmesi, seçimlik veya alternatif içerikli maddeler dışında standart sözleşme metinleri üzerinde herhangi bir ekleme, çıkarma veya değişiklik yapılmaması gerekmektedir.
İsmail Arslan'a katkılarından dolayı teşekkür ederiz.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
