La República de Panamá aprobará por Ley el establecimiento de la obligación, para todas las sociedades offshore, de llevar Registros Contables y la Documentación de Respaldo.
Esta obligación se entiende como parte del esfuerzo de la República de Panamá, como Miembro Activo del Foro Global de Transparencia, de brindar mayor seriedad, transparencia y estabilidad a las sociedades offshore panameñas, para lo cual se adopta el modelo estándar que aplican otras jurisdicciones tales como BVI, Belice, Hong Kong, Singapur y otros.
Se entiende por Registros Contables, todos los Datos que indiquen claramente las operaciones comerciales de las personas jurídicas, sus activos, pasivos y estado patrimonial y que permitan determinar la situación financiera de la persona jurídica (activos y pasivos), así como preparar los estados financieros de dicha persona jurídica. Estos Registros Contables deben estar sustentados en la Documentación de Respaldo (facturas, contratos, estados de cuenta, recibos o similares).
De esta forma, las Sociedades o Corporaciones offshore estarán obligadas a llevar estos Registros Contables ya mantener la Documentación de Respaldo en cualquiera de los siguientes lugares:
- En la Oficina del Agente Residente; o
- Donde lo establezca la Directiva de la Sociedad.
En caso que el Cliente-Inversionista decida mantener los Registros Contables y la Documentación de Respaldo en un lugar distinto de las Oficinas del Agente Residente de su sociedad ubicada en la República de Panamá, el Cliente-Inversionista estará obligado a proporcionar dicha información y documentación al Agente Residente, cuando lo solicite la Autoridad Competente, en un plazo no mayor de 15 días. En este caso, se deberá certificar:
- Nombre de la persona jurídica obligada
- Dirección física donde se llevan los Registros Contables y se mantiene copia de la Documentación de Respaldo
- Nombre y generales de la persona natural responsable
En caso de no suministrarse los Registros Contables, ni la Documentación de Respaldo, el Agente Residente deberá renunciar o será removido.
Si la persona jurídica permanece por más de 90 días calendarios sin designar un nuevo Agente Residente, los derechos corporativos serán suspendidos.
En caso de incumplimiento, se aplicarán las multas correspondientes:
- USD 1,000.00 por el incumplimiento
- USD 100.00 por cada día de atraso en cumplir
Estos Registros Contables y la Documentación de Respaldo deben mantenerse y estar disponibles por un período no menos de cinco (5) años.
Los libros de Comercio que deberán llevarse son los siguientes:
- DIARIO
- MAYOR
- REGISTRO DE ACCIONES
- REGISTRO DE ACTAS
Estos libros pueden ser llevados de manera electrónica.
Suspensión de los Derechos Corporativos de las Sociedades Offshore
La República de Panamá ha establecido que las sociedades que no pagan sus Mantenimientos Anuales podrían mantener el Registro Corporativo Vigente hasta por 3 años, luego de lo cual eran suspendidas.
Con la nueva Ley, la falta de pago del Mantenimiento Anual, en el período que le corresponda, según la fecha de inscripción, tendrá como efecto la aplicación de las multas y recargos ya aplicados, pero la sociedad no podrá inscribir ningún acto corporativo, ni podrá solicitar la expedición de certificaciones.
Si la morosidad se mantiene y continúa hasta por 3 años, se Suspenderán los Derechos Corporativos, lo cual casará que la sociedad no pueda:
- Iniciar procesos judiciales, ni realizar negocios, ni disponer de activos
- No podrá realizar ninguna actuación corporativa requerida
Sin embargo, la sociedad suspendida podrá ser Reactivada, a más tardar hasta los 2 años siguientes, pagando los Mantenimientos Anuales adeudados más una multa de USD 1,000.00.
En caso que haya transcurrido el plazo de 2 años, luego de la suspensión, sin que se haya Reactivado la sociedad, se entenderá Disuelta Definitivamente y se procederá a su Liquidación.
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