Esistono svariati tipi di servizi di segnalazione sul mercato. Possono essere digitali, telefonici, faccia a faccia, via email, esterni, interni, o una combinazione di tutti questi. Ci si riferisce a loro anche con il termine whistleblowing hotline (ovvero un centro dedicato alle segnalazioni di illeciti aziendali). WhistleB offre ai propri clienti alcuni dei più avanzati sistemi di servizi di segnalazione digitali, ma come funziona esattamente una segnalazione?
Come funziona il whistleblowing? Ecco cosa accade all'interno del sistema WhistleB, in breve:
- Il segnalante accede al sistema in rete, e invia un messaggio riguardo un sospetto, in maniera anonima o meno, attraverso il canale di comunicazione del servizio di segnalazione.
- Individui preposti alla ricezione dei messaggi ricevono una notifica e si collegano allo strumento di gestione dei casi interno al sistema per leggere il messaggio e predisporre i passi successivi.
- Per instaurare un rapporto di fiducia, scoprire informazioni, e procedere con eventuali investigazioni, il dialogo con l'informatore – anonimo o meno – procede sempre attraverso il sistema.
- Al termine della procedura, i casi possono essere chiusi, archiviati ed eliminati, in conformità con le leggi in materia di protezione dei dati.
Ora vedremo nel dettaglio come ciascuno di questi passaggi avviene nel sistema WhistleB:
1. l segnalante invia un messaggio attraverso il sistema di segnalazione
Il servizio di segnalazione contiene un canale di comunicazione, che è l'interfaccia attraverso la quale l'organizzazione può comunicare con chi sceglie di parlare, sia che mantenga l'anonimato o che lo faccia apertamente. Il segnalante accede al canale attraverso il sito online dedicato al srevizio di segnalazione della propria azienda. Questo sito è accessibile da qualsiasi dispositivo, come ad esempio uno smartphone, un tablet, un laptop, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Una volta raggiunta la home, che sarà tradotta nella lingua di preferenza, il segnalante potrà leggere le istruzioni per l'uso del sistema di segnalazione, le norme in uso a protezione della privacy dei dati, e altre informazioni che possano farlo sentire al sicuro. Possono anche scegliere se riportare in forma anonima o apertamente.
Il segnalante invia un report completando una serie di domande disponibile attraverso il sito. Ogniorganizzazione potrà adattarle in modo da ricevere informazioni più pertinenti e vitali per loro. L'informatore descrive il proprio sospetto e può aggiungere qualsiasi documento ritenga rilevante, come ad esempio foto. Quindi procedono alla revisione del messaggio e lo inviano. Il messaggio viene criptato in fase di invio e salvataggio.
Dopo che la deposizione è stata inviata, il segnalante riceverà un numero identificativo personale e una password, entrambi appariranno sullo schermo. D'ora in poi queste saranno le credenziali per accedere al sistema di segnalazione e continuare il dialogo o seguire il procedimento a seguito della loro segnalazione. Tutte le informazioni sono criptate. Gli indirizzi IP non sono salvati e l'anonimato è sempre garantito attraverso il sistema di segnalazione.
2 e 3: Un addetto alla lettura delle segnalazioni accede alla deposizione e agisce attraverso il servizio di segnalazione.
Il servizio di segnalazione invia una notifica a chi di dovere, informando un membro del team preposto alle segnalazioni dell'arrivo di una nuova deposizione. La notifica può arrivare a mezzo email o messaggio sms. L'accesso allo strumento di gestione dei casi è effettuato attraverso l'autenticazione a più fattori, per maggiore sicurezza.
Chi riceve la notifica legge il messaggio e agisce di conseguenza. Le azioni variano a seconda del caso e possono includere:
- Inviare un'ulteriore domanda al segnalante per ricevere maggiori informazioni
- Accettare o rifiutare un messaggio da un'informatore
- Approfondire un messaggio
- Delegare un responsabile per il caso
- Iniziare un'investigazione
Il servizio di segnalazione permette un dialogo sicuro con segnalanti anonimi, ma anche con stakeholder esterni, e include un supporto per la traduzione in qualsiasi lingua. Tutte le azioni possono essere tracciate poiché ogni caso ha un proprio registro. I vostri addetti alla gestione delle segnalazioni riceveranno una visione d'insieme dei casi nel servizio di segnalazione e potranno generare documenti, report e statistiche online.
Lo strumento di gestione dei casi permette al gestore del caso di attenersi alle norme in vigore in diverse giurisdizioni in materia di whistleblowing, e l'intero servizio di segnalazione è allineato con le normative per la corretta gestione dei dati personali.
4. I casi sono completati e chiusi nel servizio di segnalazione
Il servizio di segnalazione agevola la gestione a norma di legge dei casi giunti al termine. I dati sensibili citati nelle segnalazioni e documenti relativi a investigazioni possono essere eliminati una volta che l'investigazione è completa. Il sistema di segnalazione offre inoltre una misura di sicurezza aggiuntiva: attraverso il registro o log di ogni caso, è impossibile eliminare un fascicolo senza notificare tutti i membri del team preposto alla gestione delle segnalazioni.
Qualsiasi tipo di dato che debba essere preservato nel rispetto di leggi particolari potrà essere salvato in accordo con le dette leggi.
Tenete a mente che nell'UE i documenti relativi a un'investigazione e i messaggi dei segnalanti, qualora vengano salvati, devono essere anonimizzati; ciò significa che non devono contenere dati sensibili o personali che permettano l'identificazione diretta o indiretta delle persone coinvolte. Il servizio di segnalazione permette ciò eliminando il caso dopo l'investigazione oppure archiviandolo, dopo aver eliminato tutti i dati personali.
Il servizio di segnalazione WhistleB offre caratteristiche avanzate che permettono la tutela dei segnalanti e dei dati, una gestione corretta dei casi nel rispetto delle norme, e un facile utilizzo a favore degli utenti, intesi sia come coloro che effettuano segnalazioni che come quelli addetti a riceverle.
Volete maggiori informazioni sul funzionamento del whistleblowing? Saremo lieti di offrirvi un'anteprima gratuita di una quelasiasi delle funzionalità ci cui sopra del servizio di segnalazione WhistleB.
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