Ethvert fellesskap av en viss fast karakter (virksomheter, organisasjoner, foreninger mv.) bør ha et system som muliggjør at det kan reageres raskt og korrekt på innkomne varsler. Både varsleren, den som behandler varselet og den det varsles mot skal være kjent med hvordan saken vil følges opp, selv før prosessen formelt startes. Dette nødvendiggjør at det foreligger klare rutiner for fremgangsmåten ved og oppfølgningen av varsler.
Varslingssaker må vurderes på bakgrunn av likestillings- og diskrimineringsloven (den 1. januar 2018 trådte en ny felles lov i kraft) og arbeidsmiljøloven. Siden 1. juli 2017 har det vært obligatorisk for alle virksomheter med minst 5 arbeidstakere å ha skriftlige varslingsrutiner, jf. nytt kapittel 2 A i arbeidsmiljøloven. I tillegg til at det er kommet enkelte nye krav, er arbeidsgivers tidligere plikter videreført. Innføringen av det nye kapittelet styrker varslerens vern, og medfører at mange virksomheter må utarbeide – eller fornye – varslingsrutinene sine.
Arbeidsmiljølovens krav er et godt utgangspunkt for opprettelsen eller fornyelsen av varslingsrutiner. I tillegg til disse, anbefaler vi at det tenkes igjennom følgende ni punkter i arbeidet med varslingsrutiner og -saker:
- Ethvert fellesskap bør utarbeide skriftlige varslingsrutiner. Rutinene må være tydelig kommunisert og lett tilgjengelige, samt muliggjøre at det kan reageres raskt og korrekt når et varsel kommer inn.
- Alle varsler må tas på alvor. Når man mottar et varsel, utløses en plikt til å undersøke de påståtte faktiske forholdene, herunder finne ut om varselets innhold medfører riktighet eller ikke. Selv om varslingsretten ikke innebærer en uforbeholden rett til å bli trodd, må varslet tas på alvor, og det må foretas en objektiv og saklig undersøkelse. Når et varsel mottas, må det ikke letes etter grunner til å si: «Dette tror jeg ikke på». Det samme gjelder for tilfeller hvor det varsles om godt kjente og likte personer, hvor det ofte er enkelt å si: «Jeg kjenner vedkommende. Vedkommende er ikke slik. Dette stemmer nok ikke».
- I forlengelsen av forrige punkt må det vurderes og avklares hvem som skal motta, behandle og avgjøre varslingssaker. I mange tilfeller kan saksbehandlingen og avslutningen av denne hemmes av nære bånd, eller av at den som skulle håndtert varslingssaken selv står midt oppi den oppståtte situasjonen. Blant annet av disse grunner bør det vurderes om man skal engasjere en utenforstående til å ha ansvaret for varslingssakene. I mange tilfeller vil vi anbefale at oppgavene settes «ut av huset». Det vil være en kostnad, men man risikerer imidlertid betydelig høyere kostnader dersom en varslingssak ikke undergis en forsvarlig saksbehandling og avslutning. Uansett om oppgaven beholdes internt eller settes ut, må en prosess settes i gang.
- Når man mottar et varsel, vil et av de første skrittene være å ta stilling til om varselets beskrivelse er av en slik karakter at det kan være aktuelt å anvende et virkemiddel. Foreligger det ikke et slikt mulig grunnlag, kan man i utgangspunktet legge bort saken. Dersom man finner at man må gå videre med saken, må kontradiksjon (se punkt 7 nedenfor) ivaretas.
- Ved behandlingen av varslingssaker må det alltid sørges for skriftlighet. Dersom man mottar et muntlig varsel, bør varsleren oppfordres til skriftlighet, eventuelt at man selv sørge for at varselet nedtegnes. For øvrig bør man sørge for at det utarbeides protokoller fra samtaler, skriftlige tilbakemeldinger mv. Dette for å sikre både gjennomsiktighet og etterprøvbarhet.
- Videre må man alltid huske på at man ikke er en domstol, og at man må ha en klar oversikt over tilgjengelige virkemidler. Saksbehandlingen må samsvare med virkemiddelet. Hovedoppgaven er å finne sannsynligheten for at noe har skjedd, og reagere forholdsmessig ut ifra dette. Beslutningstakeren må velge et holdbart virkemiddel, hvor det tas hensyn til vernet den det varsles mot evt. innehar. Det er et klart skille ved saksbehandlingen ut ifra om det varsles mot en arbeidstaker, en tillitsvalgt eller et medlem av en organisasjon. I arbeidsforhold kan aktuelle virkemidler være alt fra en advarsel til avskjed. For tillitsverv vil det være tale om advarsel eller utelukkelse fra tillitsvervet, og for medlemmers del eksklusjon. Når man snakker om tillitsverv, anvendes gjeldende regelverk til å fjerne vedkommende fra posisjonen, uten at det nødvendigvis gis noen nærmere begrunnelse. Har man ikke tillit til vedkommende, så har man ikke tillit til vedkommende. I arbeidsforhold, og ved spørsmål om eksklusjon fra en organisasjon, foreligger det derimot et sterkere vern. Da må man følge visse saksbehandlingsregler, og kravet til kontradiksjon (se punkt 7 nedenfor) er absolutt. Virkemidlet må hensynta det vernet som gjør seg gjeldende og være forholdsmessig. En overreaksjon kan medføre risiko for sanksjoner.
- I saksbehandlingen må det kontradiktoriske prinsipp ivaretas. Dette vil bl.a. si at begge parter skal få anledning til å gjøre seg kjent med den andres anførsler, argumentere for sitt syn og føre bevis. Vi anbefaler i så måte at det utarbeides standarder til bruk i varslingssakene, herunder for eksempel et standard brev til bruk ved den første henvendelsen til den personen det varsles mot, protokoller mv. Dette vil ivareta både kravet til kontradiksjon og skriftlighet. Varslingssaker er ofte en påkjenning for de involverte partene, og det bør opplyses om at partene har adgang til å la seg bistå av en rådgiver e.l. Det kan være en utfordring at andre får vite om pågående varslingssaker, og ofte vil varsleren helst ønske å være anonym. Vi er av den oppfatning at kontradiksjon i de fleste tilfeller er uforenlig med anonymisering, og at sistnevnte må vike. For å avhjelpe evt. problemer dette medfører, får man heller vurdere å pålegge partene taushetsplikt.
- Når en forsvarlig saksbehandling er gjennomført, må det fattes en beslutning før saken bringes til avslutning. Dersom personen det varsles mot på eget initiativ fratrer den rollen det gjelder, vil forpliktelsene i den konkrete varslingssaken i utgangspunktet opphøre. Selv om den det varsles mot ikke fratrer på eget initiativ, kan saken legges bort når man har valgt å gjennomføre et forholdsmessig virkemiddel. Dersom saken trekkes tilbake av varsleren, er det ikke dermed sagt at man står fritt til å henlegge saken. Også i slike tilfeller kan arbeidsgiver ha en plikt til videre oppfølgning av saken, og man må forsikre seg om at det ikke er utøvd utilbørlig press mot varsleren. Man kan heller ikke umiddelbart henlegge en sak dersom det varsles om forhold av en viss alvorlighet, og det er grunn til å tro at det er hold i disse. For slike tilfeller kan det være nødvendig å beslutte å anvende et virkemiddel, for eksempel en advarsel, for å forhindre gjentakelse. Dersom det ved en varslingssak avdekkes straffbare forhold, kan det gjerne oppstå spørsmål om politianmeldelse. Arbeidsgiver er ikke forpliktet til å anmelde straffbare forhold avdekket ved behandling av varslingssaker. En beslutning om politianmeldelse vil derfor være opp til hver enkelt arbeidsgiver, og vil avhenge av hvilke konkrete forhold man står overfor. Vi anbefaler her dialog med varsleren. Av hensyn til bl.a. å unngå bevisforspillelse, bør man kontakte politiet eller advokat før man går videre med en sak hvor det er tale om svært alvorlige forhold, som kan være straffbare.
- Uavhengig av sakens utfall, vil det være nødvendig å evaluere om det er gjort nok for å forebygge uønskede situasjoner, samt om gjeldende varslingsrutiner bør / må forbedres. Den konkrete varslingssaken kan gi en klar oppfordring, og kanskje til og med en plikt, til å gjennomgå varslingsrutinene og vurdere om de har fungert tilfredsstillende. Dersom svaret på dette er nei, bør tiltak iverksettes.
Vi anbefaler at det kontinuerlig arbeides med varslingsrutinene. På samme tid er det imidlertid ved faktiske innkomne varsler man får se om rutinene fungerer som forutsatt, og ivaretar ovennevnte hensyn. Det er særlig da man får en oppfordring til å vurdere gjeldende rutiner, og eventuelt rette opp i feil og svakheter.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
